Технология Task Mining: как компании экономят время и деньги на рутинных операциях

Решение Task Mining широко применяется в крупных российских компаниях как инструмент для детального анализа и оптимизации бизнес-операций. В этой статье мы рассмотрим, как работает технология, какие выгоды она приносит, как выглядят отчеты на ее основе и как она применяется на российском рынке.

Ежедневно сотрудники выполняют сотни типовых операций за ПК: обработка клиентских запросов, заполнение анкет сотрудников, формирование типовых отчетов, регистрация обращений в CRM и др. При выполнении этих задач сотрудники тратят время на копирование и перенос данных из одной информационной системы в другую, заполнение однотипных форм и проверку корректности информации — однотипные действия, не требующие аналитического мышления. Такие действия — ручная рутина, которая отнимает много времени, но не влияет на качество результата.

Технология Task Mining автоматически собирает информацию о действиях сотрудников за ПК и размечает бизнес-операции, анализирует их и выявляет потенциал для оптимизации.

Для бизнеса Task Mining — это способ проанализировать реальные трудозатраты и увидеть, какие операции можно упростить или полностью автоматизировать. Ниже расскажем про основные шаги работы Task Mining: от сбора данных до построения аналитического отчета с предложениями по повышению эффективности.

Рассмотрим, как работает Task Mining на примере системы Proceset — единственного полностью автоматического решения в России.

Первый шаг — установка агентов мониторинга на ПК сотрудников. На этом этапе фиксируется активность в приложениях/информационных системах: клики, открытие окон, перенос информации из одной системы в другую и т.д. Первые результаты можно получить уже после 2 недель сбора данных агентами Proceset.

История действий в рабочих приложениях и системах, собранная агентами мониторинга, анализируется ИИ-алгоритмами Proceset. Результат — выделение операций из множества микро-действий. Например, такие действия как открытие Outlook, ввод адресата, заполнение темы письма, ввод данных и нажатие на кнопку «Отправить» объединяются в операцию «Создание и отправка нового сообщения в Outlook». Длительность автоматической разметки и анализа всех операций — 10 минут.

Аналитический дашборд Task Mining в системе Proceset включает:

Отчет позволяет увидеть, какие действия выполняют работники, как они это делают, сколько времени отнимает каждая бизнес-операция и как оптимизировать работу.

Бизнес-пользователям не нужно тратить время на ручной поиск операций, наиболее подходящих для оптимизации и автоматизации — Proceset делает это автоматически.

Отчет Task Mining в системе Proceset строится на основе динамических дашбордов, которые позволяют фильтровать и глубоко анализировать данные, создавать любые процессные метрики и визуализировать их с помощью гибкого конструктора.

В отчете Task Mining формируется полный список всех операций с рассчитанными трудозатратами. Каждую из них можно открыть и проанализировать детально.

Для каждой бизнес-операции автоматически строится карта — граф, который позволяет проанализировать разные сценарии операций и каждый шаг их выполнения.

В отчете Task Mining трудозатраты группируются по категориям, например, по сотрудникам, системам, подразделениям и бизнес-функциям. Искусственный интеллект автоматически определяет, к каким категориям относится конкретная операция.

Алгоритмы искусственного интеллекта анализируют все варианты выполнения каждой бизнес-операции и формируют инструкции на основе наилучшего сценария с наименьшими трудозатратами.

В отчете выделяются самые трудозатратные операции с прогнозом экономической эффективности от их оптимизации. Эффект рассчитывается в FTE и показывает, сколько трудозатрат получится сократить, если автоматизировать ручные действия.

Task Mining одинаково эффективно работает в клиентском сервисе, операционном учете, закупках и других сферах деятельности компаний. Технологию уже используют крупнейшие российские компании — Стройтрансгаз, МТС, Газпромбанк, ММК, Россельхозбанк, Страховой дом ВСК, Билайн, Альфа-Банк, Генериум и МТС-Банк.

МТС за несколько лет прошел путь от использования 150 агентов мониторинга до масштабирования Task Mining на 20 000+ сотрудников. В 2025 году компания получила награду за лучший проект внедрения Task Mining на премии «ProcessTech: Проект года 2025». Среди направлений применения технологии в МТС — оптимизация HR-процессов и клиентского сервиса.

При анализе массового подбора персонала оператор выявил потенциал экономии более 16 000 рабочих часов в год на 105 специалистов по подбору, то есть 11% всего рабочего времени отдела.

В бэк- и фронт-офисах Task Mining использовали для анализа клиентского сервиса. Компания определила точки для автоматизации и рассчитала потенциальный эффект — сокращение трудозатрат подразделений обслуживания клиентов до 25%.

Россельхозбанк внедрил Task Mining как пилотный проект в 2020 году и на 2024 год оцифровал более 700 операций фронт-линии и поддержки компании.

Банк использует технологию для оценки длительности выполнения бизнес-операций, анализа рабочего времени и нормирования. Поиск рутинных ручных действий с Task Mining стал основой для роботизации: автоматизация только одной операции позволила получать свыше 30 млн рублей прибыли в год.

Газпромбанк применяет Task Mining с 2021 года. Решение стало основой для роботизации, нормирования бизнес-операций, оценки нагрузки на сотрудников и расчета численности штата.

АльфаСтрахование внедрило Task Mining для оптимизации работы операционного блока. С помощью технологии проанализировали действия 280 сотрудников. Команда определила самые трудозатратные операции и выделила 5 гипотез по оптимизации. Ключевой результат — ROI 500% от внедрения рекомендаций по улучшению операционной эффективности.

Билайн внедрил систему Proceset в рамках пилотного проекта. Задача, которую ставила компания — сократить издержки за счет оптимизации ручной рутины в 10 ключевых процесах. В ходе «пилота» сформировали фокус-группу из 500 сотрудников и собрали данные об их действиях за ПК. По данным компании, количество собранных с Task Mining записей о действиях сотрудников за ПК равно 27 тысячам рабочих дней.

Делегировать рутинные операции, выявленные с помощью Task Mining, можно Цифровому сотруднику. Он работает как реальный сотрудник, но быстрее, 24/7 и не делает ошибок. Такое решение позволяет высвободить рабочее время на выполнение тех задач, где действительно нужен контроль человека.

Цифровой сотрудник эффективно работает благодаря комбинации искусственного интеллекта и конструктора API-интеграций: он может обрабатывать любые неструктурированные документы, анализировать и сверять данные, переносить информацию из одной системы в другую и самостоятельно принимать решения в режиме реального времени.

Например, Цифровой сотрудник может автоматически обрабатывать запросы от контрагентов и отправлять им необходимые документы.

В Proceset можно создать Цифрового сотрудника для любых задач на основе гибких скриптов автоматизации.

С помощью Task Mining и Цифрового сотрудника на основе системы Proceset можно реализовывать проекты полного цикла — от анализа бизнес-операций до их автоматизации.

Подробнее о возможностях Task Mining — на демо.

Больше новостей о процессной аналитике, анонсов мероприятий и новых кейсов — в нашем телеграм-канале.