Компании сталкиваются с растущим объемом данных и одновременно с нехваткой ресурсов для их обработки. Цифровой сотрудник решает эту проблему бизнеса: он берет на себя рутину, освобождая рабочее время сотрудников и ресурсы компании для задач, где действительно нужен человек.
В этой статье на примерах рассмотрим, какие операции можно автоматизировать с помощью Цифрового сотрудника, каких результатов с ним достигают компании и где его внедрение приносит наибольший эффект.
Что такое Цифровой сотрудник
Цифровой сотрудник — это решение на основе искусственного интеллекта в системе Proceset, которое выполняет бизнес-операции вместо реального человека. Его главная задача — взять на себя выполнение типовых ручных действий, которые не требуют проверки человеком, и высвободить ресурсы для приоритетных задач.
Цифровой сотрудник от Proceset работает на основе генеративного ИИ и конструктора API-интеграций, что обеспечивает обмен данными между информационными системами в режиме реального времени, понимание контекста задач, анализ информации в любом формате и самостоятельное принятие решений.
Главные эффекты от внедрения:
- сокращение трудозатрат;
- ускорение процессов;
- минимизация ошибок.
Цифровой сотрудник как конструктор
Для бизнеса Цифровой сотрудник — универсальное решение для автоматизации, конструктор, который можно настроить под любые задачи. Например, ИИ-агент может взять на себя перенос данных из одной системы в другую, обработку входящих запросов, сверку документов, создание типовых ответных писем и коммерческих предложений, пост-обработку звонков, создание задач и т.д.
Как российские компании используют Цифрового сотрудника: кейсы
Разберем, какие бизнес-задачи можно делегировать Цифровому сотруднику на примерах.
Цифровой инженер-сметчик
Составление смет — ручная трудозатратная задача, которая сопряжена с высоким риском ошибок. Инженеры-сметчики определяют затраты на материалы и напрямую влияют на конечную стоимость проектов. Процесс составления сметы происходит так: специалисты вручную просматривают проектные PDF-документы, определяют необходимые материалы, находят их в справочнике или подбирают аналоги — на это уходят часы, а ошибки при составлении смет приводят к задержкам и срывам сроков.
Цифровой сотрудник ускоряет составление смет: алгоритмы за секунды считывают документы, определяют необходимые позиции товаров, сверяют их со справочниками и при отсутствии точного совпадения предлагают наиболее подходящие аналоги в соответствии с параметрами.
Цифровой сотрудник позволяет:
- ускорять составление смет;
- выбирать наиболее подходящие позиции;
- сокращать ошибки в процессе подбора товаров;
- высвобождать рабочие часы на приоритетные задачи.
Цифровой HR-специалист — обработка и анализ интервью с кандидатами
После проведения интервью с кандидатами HR-специалисту необходимо проанализировать их и оценить на соответствие требованиям вакансии. Такая рутинная операция отнимает в среднем 40 минут рабочего времени на одного соискателя, а в условиях массового подбора персонала может отнимать значительную часть рабочего времени. Ее выполнение можно делегировать Цифровому сотруднику.
Алгоритмы на основе искусственного интеллекта расшифровывают запись интервью из аудио или видео в текст, обогащают контекстом – данными из резюме, истории переписки и описания вакансии, анализируют всю собранную информацию и сопоставляют ее с требованиями вакансии. В результате анализа Цифровой сотрудник выставляет предварительную оценку кандидату и заносит ее в систему. На обработку интервью Цифровой сотрудник в среднем тратит 10 минут, то есть ускоряет выполнение операции на 75%.
Цифровой HR-специалист — прием и обработка входящих документов при трудоустройстве
Возможности Цифрового сотрудника позволяют оптимизировать ручные операции в процессе приема персонала на работу. Обычно HR-специалисты получают информацию от новых сотрудников по почте или в мессенджерах, проверяют ее комплектность, запрашивают недостающие документы и вручную вносят данные в информационные системы.
Цифровой сотрудник позволяет принимать документы 24/7: когда на почту или в мессенджер приходит сообщение со сканами или фото документов, Цифровой сотрудник мгновенно начинает их проверку. Он сверяет полученные файлы с требуемым списком для конкретной должности. Если документов не хватает, ИИ-агент автоматически запросит недостающие данные. Итоговая цель Цифрового сотрудника — извлечь информацию из файлов и занести ее в HR-систему: алгоритмы «читают» документы, определяют нужные атрибуты (ФИО, серия/номер паспорта и т.д.) и передают уже структурированные данные напрямую в систему.
Цифровой специалист по работе с запросами
Цифровой сотрудник может решать задачи, связанные с обработкой запросов от ведомств, контрагентов, партнеров и др. Например, можно кастомизировать решение для работы с запросами от государственных ведомств, таких как МВД.
Как специалисты обрабатывают запросы вручную:
- проверяют почту на наличие новых запросов;
- определяют, какую информацию требуется предоставить;
- ищут необходимые данные во внутренних системах;
- формируют пакет запрашиваемых документов,
- отправляют ответное письмо.
Каждый этап выполнения этой операции не только отнимает время сотрудников, но и сопровождается высоким риском ошибок. Например, сотрудники могут отправить неполный пакет документов, пропустить входящий запрос или поздно на него отреагировать.
Цифровой сотрудник мониторит почту 24/7 и формирует ответы на запросы за несколько минут. Важно: если информации для подготовки ответного письма недостаточно, Цифровой сотрудник отправит ответный запрос для уточнения деталей. Такое ИИ-решение позволяет исключить ошибки и освободить время сотрудников.
С чего начать автоматизацию
Цифровой сотрудник позволяет автоматизировать трудозатратную рутинную работу. Но как найти, что делегировать Цифровому сотруднику? Для поиска задач, которые можно автоматизировать, в Proceset реализован инструмент Task Mining: он автоматически оцифровывает и анализирует работу сотрудников за компьютерами.
С помощью Task Mining можно определить, сколько времени сотрудники тратят на выполнение каждой бизнес-операции и как они их выполняют на уровне элементарных действий. Компании получают детальную картину выполнения операций, оценку трудозатрат на каждую из них и список наиболее выгодных операций для автоматизации.
Главное преимущество Task Mining — скорость и точность. Уже через две недели после установки агентов мониторинга можно проанализировать бизнес-операции, анализ при этом выполняется автоматически и занимает 10 минут.
Без аналитики внедрение Цифрового сотрудника может оказаться менее эффективным: компании рискуют делегировать ИИ-агенту бизнес-операции, автоматизация которых не принесет наибольшей выгоды. В этом контексте Task Mining становится рекомендуемым этапом перед автоматизацией: он позволяет вложить ресурсы туда, где автоматизация с помощью Цифрового сотрудника принесет наибольший измеримый результат в виде сокращения трудозатрат и повышения прибыли.
Заключение
Цифровой сотрудник — это решение, которое берет на себя рутинные ручные операции, высвобождая рабочее время сотрудников на выполнение более приоритетных задач. Внедрение такого решения на основе ИИ позволяет компаниям снижать трудозатраты, ускорять выполнение процессов и исключать ошибки.
Подробнее о возможностях Цифрового сотрудника — на демо.
Больше новостей о процессной аналитике, анонсов мероприятий и новых кейсов — в нашем телеграм-канале.
