Современный ритейл — это тысячи ежедневных операций, миллионы транзакций и десятки взаимосвязанных процессов: от закупок и логистики до работы складов, курьерской доставки и обработки клиентских обращений. Даже незначительные отклонения на одном этапе могут приводить к задержкам поставок, росту издержек и снижению качества сервиса. По мере масштабирования сети управлять процессами вручную становится невозможно. Регламенты показывают, как процесс должен выполняться, отчеты — итоговые показатели, но ни то ни другое не дает объективной картины и причин отклонений. Именно поэтому ритейлеры внедряют инструменты процессной аналитики — Process Mining и Task Mining. В статье разберем, как технологии помогают ритейлу оптимизировать ключевые бизнес-процессы, ускорять доставку, повышать эффективность складов и находить потенциал автоматизации на основе точных данных.
Как работает Process Mining
Process Mining — технология анализа бизнес-процессов на основе фактических данных из корпоративных систем. Она показывает, как на самом деле выполняются процессы, на каких этапах и почему возникают задержки, повторы и возвраты на доработку, и какие факторы влияют конечные результаты.
Внедрение Process Mining позволяет компаниям:
- находить скрытые ошибки, которые ведут к потере ресурсов;
- сравнивать выполнение процессов с эталонными сценариями;
- оценивать влияние сотрудников на эффективность выполнения процессов;
- контролировать соблюдение SLA-нормативов;
- рассчитывать процессные метрики;
- выявлять потенциал оптимизации процессов и рассчитать экономический эффект от улучшений.
С помощью технологии Process Mining ритейлеры могут оптимизировать следующие процессы:
- курьерская доставка заказов;
- открытие новых торговых точек и масштабирование сети;
- управление запасами товаров;
- работа с заявками клиентов;
- выставление счетов на оплату и др.
Как работает Task Mining
Task Mining — технология анализа бизнес-операций на уровне действий сотрудников за ПК. Она позволяет компаниям собирать всю информацию об активности персонала за рабочими компьютерами, выделять из разрозненных действий логические операции и визуализировать их выполнение.
С помощью Task Mining ритейлеры получают:
- расчет трудозатрат на выполнение операций в разрезе сотрудников, подразделений и процессов;
- оценку стоимости каждого процесса;
- гипотезы по автоматизации бизнес-операций с расчетом экономического эффекта от их внедрения в денежном эквиваленте;
- ранжирование операций под автоматизацию на основе экономического эффекта от их улучшения.
Внедрение Task Mining позволяет компаниям принимать эффективные управленческие решения по нормированию операций, управлению численностью штата, перераспределению нагрузки на сотрудников и автоматизации.
Какие задачи ритейла решают инструменты процессной аналитики
Рассмотрим, какие задачи позволяют решить инструменты процессной аналитики Process и Task Mining в ритейле на примере реальных кейсов.
Оптимизация открытия и масштабирования сети магазинов
Крупный сетевой ритейлер внедрил технологию Process Mining для анализа запуска магазинов во всех регионах присутствия. Компания нашла потенциал ускорения процесса на 15%, что эквивалентно более чем 100 млн рублей дополнительной прибыли в год.
С помощью инструмента процессной аналитики ритейлер смог:
- оптимизировать работу с подрядчиками и поставщиками;
- стандартизировать и ускорить цикл открытия торговых точек;
- сократить издержки на бумажный документооборот и другие трудозатратные ручные операции;
- получить дополнительную прибыль за счет быстрого старта продаж.
Внедрение процессного анализа позволяет компаниям сокращать трудозатраты, снижать операционные расходы и быстрее открывать новые торговые точки.
Ускорение процесса выставления счетов
Федеральный ритейлер внедрил инструмент Process Mining для анализа процесса выставления счетов за транспортные услуги. Проект позволил компании найти «узкие места», выявить потенциал оптимизации на 18% и высвободить более чем 15 млн рублей оборотного капитала.
Технология процессного анализа позволила:
- выявить «узкие места» и причины задержек в работе с первичными документами;
- ускорить цикл выставления и оплаты счетов за услуги;
- высвободить оборотный капитал за счет сокращения времени «заморозки» средств.
Использование инструментов процессной аналитики дает бизнесу возможность управлять процессом на основе реальных данных, устранять задержки на этапе согласований и ускорять поставки товаров.
Оптимизация работы склада
Крупный российский ритейлер реализовал проект повышения эффективности работы складов с помощью Task Mining. Внедрение технологии позволило проанализировать реальное выполнение задач, оценить потери и найти точки оптимизации. В результате компания ускорила работу распределительны центров и службы их пополнения на 20%.
Процессный анализ работы сотрудников склада помог:
- проанализировать фактическое выполнение задач в рабочих программах;
- найти неэффективные сценарии работы сотрудников и получить гипотезы по их оптимизации;
- увеличить пропускную способность распределительных центров;
- найти потенциал автоматизации наиболее рутинных операций.
Оптимизация складских операций на основе анализа с Task Mining позволяет сократить рутинные ручные операции, устранить задержки и ускорить цикл поставок.
Ускорение курьерской доставки
Крупный федеральный ритейлер внедрил инструмент Process Mining для оптимизации курьерской доставки. В ходе проекта проанализировали более 500 тысяч заказов и нашли скрытые ошибки, которые приводили к замедлению процесса. Компания нашла потенциал ускорения всего цикла курьерской доставки на 15%.
Внедрение инструмента процессного анализа позволило ритейлеру:
- выявить скрытые потери и нецелевые действия персонала на этапе транспортировки заказов;
- определить потенциал сокращения времени доставки за счет оптимизации нагрузки на сотрудников и маршрутов доставки;
- снизить издержки на логистику и минимизировать избыточное привлечение внешних курьерских служб;
- повысить качество клиентского сервиса благодаря соблюдению заявленных сроков доставки.
С помощью процессной аналитики ритейлеры оптимизируют ключевой показатель эффективности доставки — Click-to-Delivery, время от момента оформления заказа до его получения клиентом. Это позволяет доставлять заказы вовремя, улучшать сервис и общий уровень лояльности клиентов.
Система Proceset для комплексного анализа процессов
Proceset— система №1 в сфере процессной аналитики в России. Она позволяет анализировать и оптимизировать бизнес-процессы с помощью продвинутых решений Process Mining и Task Mining. Клиенты Proceset — представители ТОП-300 российских компаний, среди которых Россельхозбанк, МТС, X5 Group, Страховой Дом ВСК, HeadHunter, Билайн, ММК, Норникель, Генериум, ФосАгро и другие.
Преимущества системы Proceset для оптимизации процессов в ритейле:
- Анализ данных в режиме реального времени — обновление данных о фактическом выполнении процессов онлайн.
- Автоматический анализ бизнес-операций — 100% автоматический анализ действий сотрудников за ПК.
- Гипотезы по оптимизации — автоматическая генерация гипотез по улучшению процессов с расчетом экономического эффекта.
- Быстрый старт проекта — наличие шаблонов отчетов для запуска проектов и получения первых результатов в сжатые сроки.
- Возможность кастомизации — настройка аналитических отчетов и процессных метрик под уникальные бизнес-сценарии и задачи.
- Автоматизация с ИИ — создание и настройка автономных ИИ-агентов для автоматизации рутинных операций и влияния на выполнение процессов в реальном времени.
- Полный цикл оптимизации — единая платформа для анализа и автоматизации бизнес-процессов.
Вывод
Ритейлеры используют инструменты Process и Task Mining для комплексного управления бизнес-процессами на основе реальных данных. С помощью этих решений компании могут:
- визуализировать выполнение процессов;
- найти скрытые ошибки, которые ведут к потерям и дополнительным издержкам;
- оценить стоимость каждого процесса;
- рассчитать трудозатраты на выполнение процессов в разрезах сотрудников, процессов, организаций;
- получить гипотезы по оптимизации и автоматизации с расчетом экономического эффекта от улучшений.
В ритейле инструменты Process и Task Mining применяются для решения следующих задач:
- ускорение открытия точек продаж;
- оптимизация масштабирования торговой сети;
- сокращение времени курьерской доставки;
- оптимизация работы складов, распределительных центров и служб их пополнения;
- ускорение выставления счетов на оплату за услуги;
- улучшения клиентского сервиса и др.
Наиболее продвинутым инструментом на рынке процессной аналитики в России является система Proceset, клиентами которой являются более 100 компаний из ТОП-300. Больше новостей о процессной аналитике, анонсов мероприятий и новых кейсов — в нашем телеграм-канале.
