Национальный исследовательский университет «Высшая школа экономики» подвёл итоги внедрения интеллектуального анализа процессов для совершенствования управления согласованиями счетов на оплату. Для реализации проекта использована платформа Proceset отечественного разработчика – компании Инфомаксимум. В результате было выявлено неэффективное использование трудозатрат, найдены возможности для ускорения процесса на 50% и сокращения самых длительных маршрутов обработки на 7 дней. Как работает бизнес-аналитика в сфере высшего образования, какие инструменты помогли ВШЭ достичь таких серьёзных результатов и что вуз планирует дальше – рассказываем подробно.
Почему ВШЭ решила оптимизировать процесс согласования счетов
Обработка счетов на оплату – процесс, характерный для всех высших учебных заведений, и задержки платежей являются системной проблемой, которая негативно сказывается на взаимоотношениях с контрагентами и финансовых потоках в целом.
Главной целью «Высшая школа экономики» ставила повышение прозрачности и сокращение времени процесса обработки счетов, а также минимизацию ошибок при расчётах с контрагентами.
Как «Высшая школа экономики» использовала возможности Process Mining
Process Mining – это способ изучать бизнес-процессы, опираясь на фактические данные из различных ИС. В отличие от традиционного подхода к описанию процессов, который чаще всего базируется на теоретических предположениях, Process Mining показывает, как всё работает на самом деле: где происходят задержки, повторения, отклонения от регламентов и т.д.
У крупных вузов множество сложных внутренних процессов – от согласования счетов и договоров до взаимодействия с внешними контрагентами и партнерами. Process Mining помогает сделать эти процессы прозрачными и управляемыми, опираясь не на догадки, а на объективную картину, созданную на основе извлеченных из систем данных.
Реализация проекта с Process Mining: 404 сотрудника, 3 системы, 1 бизнес-процесс
Чтобы получить полную картину процесса согласования счетов, в Proceset загрузили данные за 2023 год. Информация по сути поступала из 3 разных информационных систем по 404 работникам.
С использованием технологии Process Mining процесс был оцифрован – на основе логов событий в информационных системах университета была восстановлена реальная цепочка действий, которые выполнялись при обработке счетов. Платформа Proceset построила карту процесса, отразив все варианты прохождения согласования, включая повторные шаги, возвраты, отклонения и другие «узкие места».
Таким образом была получена максимально достоверная картина выполнения процесса, основанная на объективных данных, а ВШЭ получила из разрозненных цифровых следов бизнес-инструмент для управления процессом.
Результаты проекта с Process Mining: 50% ускорения, -7 дней к согласованию счетов, оптимизация ресурсов
Главный результат, которого удалось достичь при реализации проекта – обнаружение потенциала ускорения процесса на 50%. Это означает, что при оптимизации «узких мест» и устранении лишних шагов согласование будет проходить вдвое быстрее.
Кроме того, анализ показал, что 47% самых сложных маршрутов согласования можно сократить на 7 календарных дней. Это напрямую влияет на финансовую стабильность и отношения университета с поставщиками – чем меньше задержек, тем выше надежность.
Отдельный вклад в перспективе даст внедрение электронного документооборота. В случае полной автоматизации отдельных этапов согласования процесс может быть короче еще на 1 день. Более того, детальный анализ процесса показал, что большая часть рабочего времени персонала тратится на обработку счетов с низкими суммами, в то время как важные счета отходили на второй план. Раскрытие этого факта и подтверждение его данными позволило перераспределить ресурсы, сместив акцент на приоритетные задачи. В итоге это дало возможность результативнее использовать рабочее время сотрудников.
В отличие от типовых аудитов, результатом проекта по внедрению процессной аналитики в «Высшей школе экономики» стали конкретные изменения в маршрутах, регламентах и распределении нагрузки на персонал. Уже на уровне «пилота» появились осязаемые эффекты, что заложило основу для масштабирования практики на другие процессы.
Почему ВШЭ выбрала решение Process Mining от системы Proceset
Выбор «Высшей школы экономики» пал на систему Proceset по нескольким причинам:
- Proceset – отечественное решение, что важно для государственных вузов с ограничениями по информационной безопасности и хранению данных;
- платформа позволяет быстро загружать данные из разных источников и получать карту бизнес-процесса без сложной настройки.
Кроме того, пользователи системы отмечают интуитивно понятный интерфейс. Наличие встроенных функций выявления отклонений, повторов, возвратов, длительных этапов делает работу с платформой Proceset удобной, а поддержка Task Mining и других аналитических модулей, которые могут быть использованы в будущем, расширяет границы исследования бизнес-процессов и их управления.
Университеты – это сложные структуры со множеством внутренних согласований и систем. Proceset легко адаптируется под распределенные процессы, что продемонстрировал проект в НИУ ВШЭ. А возможность опробовать функционал системы на отдельных процессах в пилотном режиме даёт перспективу масштабирования: после анализа одного бизнес-процесса можно легко перейти к другим, таким как договоры, закупки, онбординг и так далее.
Следующий шаг: внедрение Task Mining и анализ бэк-офиса из 3000 сотрудников
Опираясь на результаты, полученные при реализации пилотного проекта, ВШЭ завила о переходе к следующему этапу – масштабированию применения анализа данных на весь бэк-офис вуза. Речь идет более чем о 3000 сотрудников, чья работа влияет на эффективность административных, финансовых, договорных и других процессов.
Кроме того, планируется применять и модуль Task Mining, который также встроен в платформу Proceset и дополняет аналитику бизнес-процессов, позволяя анализировать не только поток процесса, но и действия сотрудников на уровне конкретных задач. Это поможет увидеть:
- сколько времени уходит на рутину – ввод данных, пересылку писем, копирование файлов и так далее;
- где можно внедрить автоматизацию. и это будет наиболее выгодно с экономической точки зрения.
Такой подход, комбинирующий инструменты для анализа процессов и отдельных функций, позволит вузу точно оценить загрузку сотрудников, перераспределить задачи и ресурсы, создаст основу для оптимизации рутинных задач, чтобы освободить время для работы с более ценными, содержательными задачами. А в долгосрочной перспективе – улучшит качество административных сервисов внутри университета и сократит затраты на выполнение типовых операций.
Заключение
Если раньше о процессной аналитике говорили в разрезе крупных промышленных и телекоммуникационных компаний, то проект в НИУ ВШЭ показал, что технологии Process Mining действительно работают в образовательной сфере: с их помощью удалось сократить длительность согласования счетов в 2 раза, выявить неэффективности и предложить практические улучшения.
Proceset стал инструментом объективного анализа процессов, который заменил ручную аналитику и субъективные оценки. Решение дало прозрачность – возможность видеть, где теряется время и как перераспределить ресурсы для экономии средств учебного заведения и повышения качества высшего образования.
«Высшая школа экономики» – пример зрелого подхода к цифровой трансформации в образовательной сфере. Реализованный проект подтверждает, что процессная аналитика может применяться не только в бизнесе, но и в административной деятельности образовательных учреждений.
Следующий уровень анализа внутренних процессов вуза с детальным изучением отдельных функций персонала и фокусом на повышение операционной эффективности позволит масштабировать подход на более широкий круг задач. А платформу Proceset с полным спектром аналитических инструментов НИУ ВШЭ рассматривает как инструмент для развития управленческой эффективности.
Больше новостей о процессной аналитике, анонсов мероприятий и новых кейсов – в нашем телеграм-канале.
