На чём теряются деньги и время? Почему процессы «буксуют», а ошибки повторяются? Когда ручное управление уже не спасает, а гипотезы не оправдываются, на помощь приходит Process Mining – технология, которая поднимает на поверхность скрытые проблемы бизнеса и показывает, где именно нужна оптимизация. В статье – явные признаки, что вашей компании пора перестать гадать и увидеть реальную картину происходящего.
Что такое Process Mining?
Process Mining – это технология, которая позволяет анализировать, исследовать и визуализировать бизнес-процессы. Никаких ошибок – все полученные результаты будут отражать реальное положение дел бизнеса, поскольку источниками информации выступают данные из внутренних систем компании (CRM, ERP, MES, SCM, TMS и др.).
Благодаря этому становятся очевидными все отклонения от регламентированного выполнения процесса, все «узкие места», неэффективные или дублирующиеся операции.
Так что же сигнализирует, что компании пришла пора заняться «самоанализом»?
1. Вы не знаете, как реально выполняются процессы.
На бумаге всё идеально: прописанные регламенты, установленные сроки, понятные цепочки согласования. В реальности сотрудники могут пропускать какие-то этапы, передавать задачи не тем исполнителям, дублировать работу или, наоборот, искать неофициальные пути ускорения процессов. А руководители узнают о проблемах тогда, когда они становятся критическими – например, когда клиенты жалуются на задержки, а поставщики требуют пересмотра условий сотрудничества.
Process Mining устраняет этот информационный разрыв. Технология показывает, как именно выполняются процессы в компании, какие обходные пути используют сотрудники, где происходят задержки и насколько фактический процесс отличается от эталонного.
2. Операционные расходы постоянно увеличиваются.
Но прибыль не меняется. Значит, что-то идёт не так. Но где? И что именно идёт не так?
Process Mining помогает снять «розовые очки», увидеть как обстоят дела на самом деле и точно определить, какие операции приносят пользу, какие нуждаются в пересмотре и улучшении, а от каких и вовсе стоит отказаться. Всё это позволяет выявить лишние затраты и выделить самые приоритетные направления дальнейшего развития.
3. Процессы постоянно дорабатываются.
Постоянные ошибки, недочёты и корректировки – явный знак, что нужно взглянуть на процесс поближе. Каким образом? С Process Mining.
Процессная аналитика позволяет глубоко исследовать первопричины возникновения ошибок и предложить способы их решения, которые значительно уменьшат их влияние. Благодаря использованию технологии можно не только отладить сам процесс, но и высвободить время для более приоритетных и значимых задач.
4. Сроки выполнения работ часто срываются.
Если проект задержался один раз – случайность, бывает. Однако если просроченные дедлайны перешли в разряд постоянных событий, то это говорит о существенных проблемах: от недостатка ресурсов до неравнозначного распределения обязанностей между персоналом.
Process Mining точно покажет, где происходят задержки времени, и предложит варианты их устранения. Это позволит точно планировать и достигать поставленных целей в установленные сроки.
5. Невозможно оценить влияние сотрудников на процессы.
Не всегда очевидно, какой именно вклад внёс тот или иной сотрудник в общее дело, особенно когда проект не предполагает наличие ощутимого результата здесь и сейчас. Однако без этого сложно правильно распределять нагрузку и стимулировать сильных специалистов, что может привести к определённой демотивации и падению производительности. Люди могут думать, что их работу не ценят или выгореть от перегрузок. Ни один из вариантов не предполагает позитивной развязки.
Process Mining позволяет детально анализировать работу каждого сотрудника и видеть его вклад в общий процесс. Благодаря этому можно справедливо оценивать труд сотрудников, создавать условия для их дальнейшего развития и повысить прозрачность внутри команды.
6. Вы не знаете, какие процессы оптимизировать в первую очередь.
Компании часто сталкиваются с ситуацией, когда кажется, что нужно менять всё сразу, одновременно. Однако такой подход может привести к хаосу и ещё большему снижению эффективности.
Оптимизация не должна проводиться ради галочки. Это вклад в будущее компании и укрепление её позиций на рынке. Поэтому подходить к этому вопросу нужно точечно. И в этом помогает процессная аналитика.
Process Mining обеспечивает систематический подход к анализу и позволяет выделить наиболее критичные области для улучшения. Это помогает сосредоточиться на изменениях, которые принесут максимальную пользу бизнесу.
Примеры компаний, которые уже используют Process Mining
За последние несколько лет всё больше компаний открыто заявляют о внедрениях Process Mining и рассказывают про полученные эффекты. Например, Россельхозбанк от улучшения только 7 процессов из 14 оцифрованных получит 425 млн рублей экономического эффекта.
«Вышка» с помощью Process Mining планирует в 2 раза ускорить процесс согласования счетов, а в дальнейшем – провести большой анализ работы сотрудников бэк-офиса.
МТС и вовсе постоянно масштабирует применение технологии и использует её в различных контекстах – от оцифровки и анализа массового подбора персонала до улучшения клиентского обслуживания.
Какое решение Process Mining выбирают российские компании?
По количеству открытых кейсов по Process Mining сейчас лидирует Инфомаксимум, разработчик системы активной бизнес-аналитики Proceset.
Process Mining – одно из решений Proceset, которое обеспечивает полный и детальный анализ бизнес-процессов, основываясь на данных из внутренних систем компаний. Система фиксирует все сроки, отклонения, продолжительность и прочие параметры. Это позволяет пользователям обнаруживать «узкие места», дублирующие операции, скрытые зависимости и несоответствия регламентам. Полученные инсайты помогают оптимизировать процессы, принимать взвешенные управленческие решения и повышать эффективность операционной деятельности бизнеса.
Больше новостей о процессной аналитике, анонсов мероприятий и новых кейсов – в нашем телеграм-канале.
