14 задач, которые решает Process Mining

В эпоху цифровой трансформации, когда темпы перемен выкручены на максимум, каждой компании необходимо не только адаптироваться к новым условиям, но и оставаться впереди конкурентов. Для повышения собственной эффективности и обнаружения скрытых внутренних резервов бизнес обращается к инновационным технологиям, например, Process Mining. В этой статье мы рассмотрим 14 важнейших точек, где процессная аналитика может стать неоценимым помощником вашего бизнеса.

Process Mining (PM, процессная аналитика) – это технология, которая анализирует и визуализирует фактическое выполнение бизнес-процессов. Источниками данных выступают внутренние системы компании. На основе исторического среза строится граф реального выполнения процесса, что помогает обнаруживать «узкие места» в действующей модели и определить возможности для дальнейшей оптимизации.

Технология помогает выявлять повторяющиеся шаги в процессах путём детального анализа данных из журналов событий о выполнении процессов в компании. Система визуализирует процесс, показывая этапы, которые часто повторяются или дублируются, и помогает понять, где их можно объединить или исключить для оптимизации. За счёт выявления узких мест и причин дублирования Process Mining позволяет улучшить последовательность действий, снизить затраты времени и ресурсов, а также повысить общую эффективность выполнения процессов.

Process Mining на основе реальных исторических данных строит карту процесса, где отражены все этапы и взаимодействия, и наглядно показывает, где возникают задержки, ошибки или отклонения от идеального выполнения. Эта прозрачность позволяет компании понять, как обстоят дела на самом деле, и увидеть, на каких конкретно этапах возникают замедление или отклонения от регламента.

Мало найти ошибки, нужно определить их первопричины. Преимущество технологии Process Mining в том, что она показывает, где именно произошёл сбой. Например, если проблемы связаны с неправильным вводом данных, анализ выявляет шаги, где происходит многократное возвращение для исправления ошибок. Это указывает на проблемы именно с вводом данных.

С Process Mining можно определить, насколько реальные процессы соответствуют регламентированным, эталонным. Это даёт компании возможность выявить скрытые проблемы (например, неофициальные обходные пути или нарушение последовательности шагов) и предпринять меры, что повысит качество работы и снизит возможные риски.

Технология позволяет рассчитывать метрики эффективности процессов и контролировать их выполнение в соответствии с установленными KPI, что помогает принимать обоснованные управленческие решения.

Система визуализирует выполнение процесса, и если какой-либо шаг выполняется слишком часто или возвращается на один и тот же этап без продвижения вперёд, это указывает на зацикливание. Анализ временных меток и частоты действий точно определяет, где процесс «застрял», выявляет проблему и определяет способы её устранения, чтобы избежать задержек и снизить потери эффективности.

Process Mining определяет наиболее выгодные для автоматизации этапы, анализируя данные о процессах и выявляя шаги, которые чаще всего повторяются или длятся слишком долго. Система фиксирует большое количество ручной работы сотрудников и указывает на эти этапы, автоматизируя которые можно значительно поднять эффективность и снизить операционные затраты.

Применение технологии позволяет управлять рисками благодаря своевременному выявлению наиболее уязвимых мест в процессах. Система анализирует данные и выделяет участки, где чаще всего происходят различные отклонения. Это позволяет компаниям оперативно реагировать и превентивно устранять потенциальные риски (например, задержки или нарушения регламентов), тем самым предотвращая серьёзные и дорогостоящие последствия.

Process Mining показывает, как информация и задачи передаются между различными отделами, подразделениями и службами в процессе работы. Например, если один департамент задерживает передачу данных другому, система это фиксирует и отображает. Это даёт возможность увидеть, где происходит сбой во взаимодействии, и принять меры для разрешения этой проблемы.

С Process Mining можно построить модели процессов, где заметны неочевидные связи между шагами разных процессов. Например, как задержка в одном процессе влияет на другой, замедляя его выполнение. Это позволяет «вскрыть» взаимозависимости, которые не были видны на уровне процессов в «вакууме».

Process Mining анализирует эффекты от внедрённых инициатив, сравнивая данные до и после изменений. Система изучает показатели эффективности – время выполнения задач или частоту ошибок – и визуально отображает улучшения или оставшиеся проблемы, позволяя оценить, насколько успешно сработали изменения.

Process Mining проводит анализ качества работы сотрудников, отслеживая их действия на основе данных о выполненных задачах. Система выявляет, как эффективность отдельных сотрудников влияет на общие результаты, например, анализируя их скорость выполнения задач или количество допущенных ошибок. Это позволяет справедливо оценить вклад каждого сотрудника, поощрить одних за хорошую работу и наметить зоны для совершенствования другим.

Благодаря фиксации сокращения затрат, времени выполнения и уменьшения числа ошибок Process Mining способен предоставить руководству компании точный расклад, насколько оптимизация улучшила финансовые результаты и операционную эффективность. Или покажет обратный результат.

Process Mining, используя исторический срез данных, способна выявить различные тенденции и закономерности. Система анализирует прошлые события, на их основе предсказывает возможные будущие результаты, такие как сроки выполнения задач или потенциальные «узкие места», помогая лучше планировать и превентивно предотвращать проблемы.

Process Mining – одно из ключевых решений системы активной бизнес-аналитики Proceset. Мы помогаем крупному бизнесу глубже погрузиться во внутренние процессы и найти возможности для роста эффективности.

Proceset – программное решение уровня Enterprise, которое входит в реестр российского программного обеспечения с 2019 года.

Proceset обеспечивает глубокий анализ бизнес-процессов на основе объективных данных, воссоздаёт реальное выполнение бизнес-процессов со всеми сроками, отклонениями, длительностью и т.д. Это даёт пользователям возможность выявлять «узкие места», дублирующиеся шаги, скрытые зависимости и отклонения от регламентов. Благодаря этим знаниям, пользователи оптимизируют процессы, принимают обоснованные управленческие решения для дальнейшего улучшения операционной деятельности и повышения эффективности бизнеса.

Наши клиенты – крупнейшие компании России – уже используют Process Mining от Инфомаксимум.

Больше новостей о процессной аналитике, анонсов мероприятий и новых кейсов в нашем телеграм-канале.