Устойчивость бизнеса в любом секторе экономики зависит от соотношения доходов и расходов. Важно отметить, что львиная доля затрат приходится не только на капитальные вложения, но и на обеспечение текущей деятельности компании. В сложившейся геополитической и экономической ситуации руководство старается больше внимания уделять операционному учету, стараясь снизить издержки, чтобы оставаться конкурентоспособными и не просто «выживать», а получать и увеличивать прибыль.
Основные вызовы в операционном учете
Операционный учет – неотъемлемая часть ведения бизнеса. Четкое понимание соотношения доходов и расходов дает возможность эффективно планировать деятельность компании и планомерно снижать издержки, при этом повышая прибыль.
Чтобы понять, куда уходят деньги, нужно ответить на ряд вопросов:
- Как выполняются внутренние бизнес-процессы на самом деле?
- Какие специалисты включены в цепочку БП, и насколько их участие эффективно?
- Сколько времени уходит на выполнение каждого этапа бизнес-процесса?
- Какие ресурсы используются для функционирования БП?
- Насколько эффективно используются эти ресурсы?
Зачастую внутренние бизнес-процессы компаний имеют сложную структуру: в их реализации могут участвовать различные подразделения, функции могут выполнять десятки сотрудников и использовать для этого разные варианты программного обеспечения. Поэтому главным вызовом, который встает перед бизнесом, сконцентрированном на качественном операционном учете, становится обеспечение детального понимания бизнес-процессов и их выполнения в режиме реального времени.
Современные подходы к оптимизации операционного учета
Традиционный подход к оптимизации операционного учета основан на урезании бюджетов на текущие расходы. Попросту говоря, если нужно меньше тратить, будем меньше тратить. Однако такой подход перестал быть актуальным, поскольку приводит к негативным последствиям: напряжение в коллективе растет, загруженность специалистов увеличивается, что приводит к частым ошибкам, клиенты остаются недовольными. В итоге такая оптимизация операционных расходов дает обратный эффект и заставляет тратить еще больше средств на нивелирование последствий необдуманного урезания бюджетов. Гораздо больший эффект дает системный анализ внутренних бизнес-процессов, который показывает, где именно можно сократить расходы без ущерба для функционирования компании. Причем современные подходы к оптимизации операционного учета в компании, во-первых, учитывают сложность внутренних БП и помогают увидеть самые мельчайшие детали в их составе. И во-вторых: призваны сами по себе не затрачивать избыточные ресурсы.
Цифровизация процессов
Тренд современного бизнеса — цифровизация бизнес-процессов. Современные технологии помогают компаниям быть эффективнее, ускорять темпы работы и быстрее реагировать на изменения на рынке. Уровень цифровизации сейчас — залог успешности бизнеса. Компании, которые стремятся быть лидерами в отрасли, концентрируются не только на подборе решений, которые упрощают и ускоряют профильную работу. Они выбирают и пробуют технологии, которые способствуют внутренней оптимизации, а, следовательно, и сокращению операционных расходов.
Внедрение технологий Process Mining и Task Mining
Process Mining и Task Mining — современные инструменты в области анализа бизнес-процессов. Оба встраиваются в существующую IT-инфраструктуру компании и концентрируются на конкретной области. Process Mining — инструмент анализа непосредственно бизнес-процессов. Технология опирается на данные из журналов событий информационных систем, тем самым обнаруживает, воссоздает, изучает БП, выявляя в них несоответствия заданным моделям — дублирование шагов, возвращения к предыдущим этапам, временные задержки в выполнении и другие «узкие места». Task Mining помогает детально рассмотреть работу персонала. Технология отслеживает все действия сотрудников за компьютером — показывает все взаимодействия пользователя с интерфейсом, отмечает время использования тех или иных программ и сервисов. Результаты мониторинга дают возможность определить самые затратные с точки зрения времени и ресурсов операции и сконцентрироваться на их оптимизации.
Постоянный мониторинг и улучшение процессов
Важное преимущество современных инструментов бизнес-анализа — возможность непрерывного мониторинга без участия человека. По сути картина выполнения бизнес-процессов предоставляется в режиме текущего времени и с опорой на реальные данные, а не предположения. А значит, результаты анализа будут самыми актуальными. Это позволяет принимать решения по улучшению внутренних процессов компании в зависимости от того, какие «узкие места» возникают в процессах.
Proceset как решение для повышения эффективности операционного учета
Cистема активной бизнес-аналитики Proceset включает в себя набор решений, в том числе Process Mining и Task Mining, которые дополняют друг друга. Task Mining анализирует действия бизнес-пользователей, а Process Mining моделирует существующие бизнес-процессы компании, обогащая модель данными с агентов мониторинга. Использование этих технологий в связке дает гораздо больший эффект для снижения операционных расходов.
Кейс АльфаСтрахования: 5 рублей дохода на 1 рубль инвестиций в оптимизацию операционного учета с помощью Proceset
Группа «АльфаСтрахование» заявила о финале пилотного проекта, нацеленного на оптимизацию операционного учета. Для реализации выбрали систему Proceset как максимально отвечающую поставленным задачам.
Предпосылки и цели проекта
АльфаСтрахование – группа компаний, которая предоставляет российскому бизнесу и частным лицам исчерпывающий портфель страховых услуг. В числе клиентов – свыше 31 миллиона частных страхователей и порядка 106 тысяч компаний из различных сфер бизнеса. Кроме того, АльфаСтрахование имеет разветвленную филиальную сеть, которая включает в себя 270 офисов по всей России.
Такая обширная сеть, большая клиентская база и широкий спектр услуг в портфеле неминуемо заставляют искать пути оптимизации операционного учета. Такую цель поставили и в АльфаСтраховании, определив среди ключевых задач:
- поддержание устойчивости внутренних БП;
- сокращение расходов на операционную деятельность;
- увеличение прозрачности операций.
Этапы реализации проекта
Пилотный проект предполагал применение возможностей системы Proceset на отдельно взятой группе сотрудников, насчитывающей 280 человек. В фокус взяли 88 специалистов.
По ходу реализации проекта с применением Proceset:
- собрали и оцифровали действия специалистов за ПК,
- предоставили отчетные материалы с детальной аналитикой,
- сформировали 8 предложений для повышения эффективности операционного учета.
Результаты и достижения
Главным результатом применения интеллектуального анализа бизнес-процессов в структуре операционного учета АльфаСтрахования стала возможность увидеть принятые в компании БП с нового ракурса. Среди достижений представители страховой компании отметили:
- жизнеспособность и перспективу реального применения 5 предложенных концепций улучшения операционного учета;
- предположительный финансовый эффект – 1 рубль инвестиций обернется 5 рублями дохода;
- планы по расширению применения системы активной бизнес-аналитики в других подразделениях компании;
- создание собственного центра компетенций для эффективного использования процессной аналитики в контуре компании.
Преимущества внедрения системы Proceset
Proceset как система, включающая в себя набор инструментов для полного анализа процессов, способна решить любые задачи бизнеса. Важный момент – наличие мультипроцессного подхода, который помогает проводить анализ внутренних БП в связке между собой, подсвечивая «узкие места» в межпроцессном взаимодействии. Кроме того, отечественная разработка ориентирована на решение конкретных проблем российского бизнеса со всеми его особенностями.
Заключение
Операционный учет – один из ключевых процессов, который лежит в основе эффективного управления бизнесом и дает возможность видеть точки оптимизации, которые помогают повышать прибыль, эффективно сокращая издержки. Главное – видеть реальную картину внутренних бизнес-процессов. И в этом помогают современные инструменты интеллектуального анализа БП. Больше новостей о процессной аналитике, анонсов мероприятий и новых кейсов – в нашем телеграм-канале.
