Что такое Task Mining
Task Mining – технология, которая позволяет находить повторяющиеся операции и закономерности в работе сотрудников. Технология отслеживает, с точностью фиксирует и анализирует простейшие бизнес-действия, выполняемые пользователем при работе на его персональном компьютере. Такая форма мониторинга позволяет получить максимально полную и детальную картину выполнения бизнес-операций с точки зрения работы персонала.
Суть технологии
Технология Task Mining по сути является базовой для исследования бизнес-процессов компании с целью дальнейшего повышения эффективности работы. Типовой алгоритм предполагает несколько этапов:
1. Фиксация бизнес-действий пользователя
Данный этап проходит с использованием агента мониторинга. Агент мониторинга – это собственная разработка Инфомаксимум, специальное приложение, которое устанавливается на рабочую машину сотрудника и собирает статистику его активности. В активность включаются пользовательские действия в открытых окнах, при этом полностью игнорируется конфиденциальная информация, например, переписки или пароли. Приложение в фоновом режиме собирает данные, не отвлекая сотрудника от работы. Собранная информация становится основой для выстраивания цепочки операции или процесса.
2. Конкретизация контекста бизнес-действий
Инструмент Task Mining как бы «цепляет» взаимодействие пользователя с интерфейсами приложений: комментарии в заявке, ввод значений в системах, отметка чекбоксов и т.д. С помощью механизма анализа «корзин цифровых следов» система определяет выполнение конкретных операций.
3. Сопоставление информации
Зафиксированная рабочая активность каждого пользователя на его персональном компьютере позволяет проанализировать процесс выполнения им задач. В дальнейшем происходит сопоставление сценариев работы разных специалистов над идентичными задачами. Становятся видимыми однотипные шаги, последовательности выполнения действий, разница в затраченном времени для решения одной и той же задачи и так далее.
4. Определение перспектив оптимизации.
Благодаря алгоритмам машинного обучения удаётся не только зафиксировать все повторяющиеся последовательности действий, но и выделить среди них самые трудозатратные. Как показывает практика, именно их оптимизация, автоматизация, роботизация в перспективе обеспечивает ощутимый экономический эффект.
5. Визуализация.
Наглядное и детальное представление всей цепочки действий на всех уровнях.
Благодаря подобной схеме, с помощью Task Mining становится возможным:
- выявить наиболее затратные с точки зрения времени и ресурсов задачи;
- обнаружить уязвимости и точки операционного трения;
- дать количественную оценку оптимизации;
- определить сценарии полной перестройки операции или процесса на основе реально существующей схемы;
- составить рейтинг филиалов и подразделений по нужному параметру.
Отличие Task Mining и Process Mining
В глобальном смысле и Task Mining, и Process Mining сосредоточены на повышении эффективности бизнеса. Однако технологии отличаются источниками данных, итоговыми результатами и даже задачами, которые ставятся перед их внедрением. Акцент Process Mining – на сквозных бизнес-процессах, которые проходят сразу в нескольких структурных подразделениях компании и выполняются в большом количестве корпоративных систем (BPM, ERP и т.д.). Task Mining же используется для аналитики более мелких задач (операций) и их дальнейшей оптимизации с точки зрения работы сотрудников. Также технологии отличаются типами данных, которые используют для анализа. Process Mining опирается на бизнес-показатели и данные журналов событий из информационных систем, Task Mining – на данные о бизнес-действиях пользователей. Однако в целом эти технологии дополняют друг друга, обеспечивая глубокий и детальный анализ процессов на разных уровнях.
Преимущества Task Mining
Task Mining даёт бизнесу массу преимуществ, однако самыми востребованными являются:
Определение потенциала оптимизации
На основе реальных данных можно выявить лучшие практики выполнения операций; определить ряд наиболее выгодных с точки зрения экономического эффекта операций и в дальнейшем оптимизировать/автоматизировать/роботизировать их, что поможет увеличить прибыль и клиентскую лояльность.
Улучшение соответствия
Инструменты Task Mining собирают данные о работе пользователей, позволяя фиксировать нарушения соответствия регламентам при выполнении конкретных задач. Работа над исправлением этих недочётов способствует повышению качества управления и выполнения работы.
Повышение прозрачности
Task Mining предоставляет данные о работе персонала на индивидуальном уровне, что позволяет справедливо оценивать эффективность работы каждого сотрудника и вознаграждать их на основе объективных данных, а также эффективно применять навыки и компетенции персонала, перераспределяя обязанности.
Рост эффективности
С помощью Task Mining можно выявить и разрешить все ошибки/неэффективные действия на уровне выполнения операций, что позволит уменьшить время на оказание услуги и, соответственно, её стоимость.
Proceset – программный продукт, который сочетает в себе возможности Task Mining, Process Mining, Business Intelligence и Automation
Система активной бизнес-аналитики не только воссоздает реально протекающие процессы, но и учитывает при этом абсолютно все рутинные действия. В итоге руководство получает прозрачную картину всех бизнес-операций и бизнес-процессов компании.
Ключевая и уникальная особенность модуля Task Mining в составе Proceset – технология реализована без снятия и анализа скриншотов. Это позволяет не только корректно регистрировать все без исключения бизнес-действия пользователей благодаря агентам мониторинга, но и обеспечивает сохранность конфиденциальных данных.
Как гибкий и многосторонний инструмент повышения эффективности Proceset помогает поднимать прибыль компании и качество взаимодействия с клиентами, а также оптимизировать затраты благодаря сокращению ошибок и расхождений с идеальными моделями реализации бизнес-процессов.
