Генеральный директор Инфомаксимум Александр Бочкин рассказал, как технология Process Mining помогает ускорять процесс закупок, повышать его прозрачность и сокращать скрытые потери.
Как работает Process Mining
Создание заявки, загрузка договора, выставление счета, подтверждение приемки — все эти действия являются логами и фиксируются в информационных системах, которыми пользуется компания. Process Mining объединяет эти разрозненные события и строит карту выполнения процесса.
Из карты процесса видно:
- где этапы выполняются дольше нормы;
- сколько раз заявки возвращаются на доработку;
- какие участки перегружены ручной работой;
- где возникают задержки, которые не отражаются в регламентах.
Это делает Process Mining полноценным инструментом диагностики: руководители могут принимать решения на основе данных о фактическом выполнении процесса — со всеми отклонениями, возвратами и учетом длительности.
Process Mining для оптимизации процесса закупок
Процесс закупок включает несколько последовательных этапов: инициирование, подготовку документов, согласование, поставку и оплату. Несмотря на формальную структурированность, большая часть операций остается ручной: сотрудники уточняют данные, пересылают документы, согласовывают корректировки. Это приводит к задержкам, возвратам и потере управляемости.
С помощью Process Mining можно:
- восстановить фактический путь документа от заявки до оплаты;
- увидеть, где накапливаются возвраты и повторные циклы;
- определить операции, которые можно автоматизировать;
- оценить экономический эффект от устранения узких мест;
- повысить прозрачность и управляемость процесса.
Даже небольшие улучшения дают ощутимый результат, так как закупки напрямую влияют на скорость поставок, использование бюджета и на эффективность работы команд.
Кейсы внедрения
Эффект от внедрения инструментов процессной аналитики очевиден в процессах, которые сотрудники преимущественно выполняют вручную, при этом он сопряжен со сложными маршрутами согласования и высокой зависимостью от качества данных. Такие процессы чаще всего выбирают для внедрения Process Mining.
Банк
Крупный российский банк использовал Process Mining, чтобы построить прозрачную модель закупочного процесса и определить «узкие места» на этапе работы с документами. Отчет показал: при росте количества заявок на 300% длительность обработки увеличивалась не пропорционально, а скачкообразно — из-за повторных согласований и ручных проверок. После внедрения гипотез по оптимизации маршрутов и устранения «узких мест» время работы с заявкой сократилось примерно на 25%, а нагрузка на сотрудников снизилась.
Фармацевтическая компания
Компания использовала Process Mining, чтобы изучить, как формируются заявки и договоры в процессе закупок. С Proceset проанализировали логи из информационных систем и увидели, что значительная часть рабочего времени уходит на ручные проверки, корректировки документов и возвраты. На основе реальных данных маршруты были оптимизированы: сократили лишние шаги, обновили правила согласования и автоматизировали часть проверок.
Вывод
Закупки — один из самых показательных процессов для применения Process Mining. Факторы, влияющие на результат аналитики:
- большой объем данных;
- хорошо структурированные этапы;
- заметный эффект от устранения даже небольших задержек.
Оптимизация закупок влияет на ключевые показатели компании: стоимость, сроки и удовлетворенность заказчиков. Process Mining позволяет выйти на новый уровень: бизнес-пользователям становится понятно, как именно работает процесс, где он замедляется и какие изменения реально дадут эффект. Источник — itWeek. Больше новостей о процессной аналитике, анонсов мероприятий и новых кейсов — в нашем телеграм-канале.
