Закупки – сложный и важный процесс, оказывающий прямое влияние на финансовые результаты и эффективность компании. Ошибки, задержки и отклонения от регламента приводят к срывам сроков поставки и потерям как временных, так и денежных ресурсов. Для решения этих проблем бизнес всё чаще обращается к технологии Process Mining. Внедрение процессной аналитики – ключ к оптимизации затрат и повышению эффективности.
Что такое Process Mining?
Process Mining – это технология глубинного анализа бизнес-процессов при помощи сбора данных из журналов событий в корпоративных информационных системах (CRM, ERP и др.). Её основные задачи – обеспечение полной прозрачности процессов, обнаружение «узких мест» и отклонений от регламентов. За счёт полученной информации бизнес может оптимизировать процессы, сократить затраты и получить дополнительную прибыль.
Как Process Mining повышает эффективность процесса закупок
Основные проблемы закупок – длительные согласования, невыстроенные логистика и управление складскими запасами, задержка поставок и высокие затраты на обработку заявок. Process Mining помогает устранить недостатки процесса несколькими способами:
оптимизация обработки заказов.
Process Mining анализирует каждый этап процесса закупок и выявляет, где происходят задержки. Это может быть этап утверждения, согласование с отделом бухгалтерии или проверка поставщиков;
повышение прозрачности.
Process Mining автоматизирует сбор и анализ данных, а также обеспечивает детальное исследование процессов. Полученная информация позволяет снизить риск мошенничества, улучшить контроль расходов и сократить издержки;
устранение ошибок.
Часто данные по закупкам разбросаны по различным системам, что усложняет поиск и анализ. Process Mining объединяет их, благодаря чему удается снизить количество ошибок и исключить ненужные и/или повторяющиеся действия;
прогнозирование спроса.
Внедрение Process Mining позволяет реализовать предиктивную аналитику, построенную вокруг исследования поведения клиентов. Сформулированные гипотезы могут сыграть важную роль в управлении складскими запасами и стать основой долгосрочного планирования по их пополнению, что сократит вероятность задержки поставок из-за нехватки товаров;
контроль исполнения нормативных требований.
Process Mining позволяет отслеживать соблюдение стандартов, а также регламентов внутренних и внешних процедур в закупках. К примеру, многие компании внедряют обязательное проведение конкурентных тендеров или прохождение многоуровневого согласования. Process Mining даёт возможность обнаружить все нарушения регламентов и своевременно предупредить финансовые риски, вызванные отклонениями от политики компании.
Лучшие практики использования Process Mining в закупках
Каждая компания решает собственные задачи в сфере закупок, используя Process Mining. Тем не менее можно выделить не только типичные сценарии применения процессной аналитики, но и лучшие практики. Конкретизируем некоторые из них.
Обнаружение «узких мест»
80% проблем в закупках возникает в 20% случаев. Трудность в том, что устранить несовершенства без понимания источников их возникновения практически невозможно.
Улучшение взаимодействия между командами и бизнес-подразделениями
Закупки – сложный процесс, в котором задействовано больше одного отдела. Из-за этого возникают длительные согласования и проблемы в коммуникациях. Process Mining обнаруживает описанные несовершенства, а также выявляет лучшие практики, которые ложатся в основу улучшения коммуникации и ускоряют закупки.
Сокращение времени выполнения заказов
Скорость выполнения заказов – основа лояльности клиентов и эффективных закупок, а Process Mining помогает её увеличить. На основе полученных данных можно, например, уменьшить объём ручной работы, сократив количество утверждений с текстом в произвольной форме или число необходимых согласований.
Повышение уровня цифровизации и автоматизации
Процессная аналитика позволяет оптимизировать ресурсы, затрачиваемые на ручные и рутинные действия. К примеру, с Process Mining можно увеличить число бесконтактных заказов и реализовать автоматическое утверждение счетов на оплату.
Максимизация оборотного капитала
Благодаря процессной аналитике можно измерить и стандартизировать условия оплаты, обеспечивая выполнение платежей в регламентированные сроки или за счёт улучшенных условий.
Кейс оптимизации закупок с помощью Process Mining в фармацевтической компании
Фармацевтическая компания «Генериум» использовала Process Mining для оптимизации процесса закупок. В качестве решения использовалась система активной бизнес-аналитики Proceset. В ходе проекта была построены карта процесса закупок, отражающая его фактическое состояние, и дашборды с временными метриками.
Результатом проекта стало ускорение процесса закупок на 21%, а настройка интеграций позволила снизить трудозатраты на 3 100 часов в год в разрезе 13 сотрудников. Также разработан ряд рекомендаций по дальнейшей оптимизации процесса закупок.
Заключение
Решение Process Mining системы Proceset – мощный инструмент для анализа и оптимизации закупок. Структурируя и используя данные из корпоративных информационных систем, компании получают возможность эффективно обнаруживать «узкие места», обеспечивать полную прозрачность процессов и значительно их ускорять.
Больше новостей о процессной аналитике, анонсов мероприятий и новых кейсов в нашем телеграм-канале.
