Биотехнологическое предприятие с полным производственным циклом «Генериум» совместно с «Инфомаксимум», вендором аналитической платформы Proceset, завершила несколько пилотных проектов по оптимизации процесса закупок на основе технологий Process Mining и Task Mining. В итоге были выявлены перспективы повышения скорости процесса на 21% и сокращение трудозатрат персонала на 17%.
Рассказываем в деталях, как «Генериум» использует технологии для совершенствования закупочного процесса, автоматизации операций и повышения эффективности.
Цели оптимизации системы закупок
Закупочный процесс в любой производственной компании – один из ключевых, влияющих на своевременный выпуск продукции и, как следствие, потребительскую активность и лояльность.
До внедрения интеллектуального анализа БП фармкомпания отмечала сложность получения целостной картины закупочного процесса, большое количество ручного труда, который неизменно приводит к задержкам и дублированиям, повышает риск возникновения ошибок. Отсутствие прозрачности выполнения бизнес-процесса лишало понимания, как работает вся цепочка закупок, кто непосредственно вовлечён в процесс и на каких этапах, где теряется время. Вместе с этим трудности возникали с объективной оценкой эффективности работы персонала и используемых систем.
Решаясь на пилотный проект, компания «Генериум» ставила несколько задач:
- получить объективное визуальное представление выполнения процесса закупок на основе реальных данных;
- выявить «узкие места», в т.ч. задержки, возвраты, лишние согласования;
- установить количественные показатели и сформировать интерактивные панели для контроля закупочной деятельности;
- определить операции с высокими перспективами автоматизации или роботизации;
- снизить трудозатраты и ускорить выполнение бизнес-процесса за счет структурных изменений и цифровизации.
Чтобы решить обозначенные задачи компания «Генериум» выбрала инструмент, который объединяет в себе аналитику процессов и операций – систему активной бизнес-аналитики Proceset.
Почему для оптимизации закупок «Генериум» выбрал систему Proceset
Аналитическая платформа Proceset обладает широким функционалом, полностью соответствующим задачам и ожиданиям фармацевтической компании «Генериум».
Решение поддерживает Process Mining и Task Mining в рамках одной платформы. Process Mining позволяет создавать карты бизнес-процессов, предоставляя возможность увидеть фактическое состояние БП, а также визуализировать информацию в виде дашбордов с временными метриками. Task Mining в свою очередь концентрируется на мельчайших действиях персонала, помогая определить самые часто выполняемые операции, которые как раз и являются максимально подходящими и выгодными для автоматизации.
Кроме того, Proceset обладает рядом преимуществ по работе с системой:
- быстрая загрузка данных из систем, что позволяет получать визуализацию процесса в состоянии «as is» — «как есть»;
- кастомизация дашбордов и гибкость настроек метрик, что важно на специфики закупочного процесса.
Немаловажную роль при выборе платформы для реализации пилотного проекта сыграла локализация Proceset. Система разработана отечественным вендором Инфомаксимум и зарегистрирована в реестре российского программного обеспечения с 2019.
Существующий опыт внедрения в крупных компаниях различных секторов экономики, в том числе в промышленности, также стал одним из факторов в пользу выбора Proceset.
Результаты внедрения Process Mining и Task Mining в Генериум
В рамках платформы Proceset инструменты Process Mining и Task Mining используются в синергии. Process Mining фокусируется на изучении бизнес-процессов, Task Mining дополняет данные информацией об отдельных операциях внутри процессов. Таким образом, совместное использование двух инструментов приводит к комплексному глубокому анализу закупочного процесса: от визуализации его выполнения (создания карты бизнес-процесса) до исследования действий сотрудников. В итоге синергетический подход дал компании «Генериум» общий эффект в виде потенциала ускорения на 21% и снижения трудозатрат персонала на 17%.
Process Mining: ускорение процесса закупок на 21%
В рамках пилотного проекта с Process Mining были выполнены следующие работы:
- загружены данные из профильных информационных систем, на основе которых были восстановлены процессы по цифровым следам;
- построена объективная карта закупочного процесса (модель «as is»);
- выявлены «узкие места»;
- определены временные метрики на всех ключевых этапах процесса закупки;
- разработаны кастомные дашборды.
В результате на основе анализа предложены изменения для закупочного процесса. А потенциал ускорения процесса составил 21%.
Task Mining: сокращение трудозатрат на 17%
В рамках пилотного проекта с помощью Task Mining были установлены агенты мониторинга в подразделениях, связанных с данным бизнес-процессом. Мониторинг зафиксировал действия сотрудников в рабочих системах: переходы, копирование, ввод данных. На основе этих данных была проанализирована частота повторяющихся операций, выполняемых вручную. Анализ показал:
- наличие однотипных задач, которые можно автоматизировать или роботизировать;
- систематическое ручное дублирование информации между ИТ-системами;
- отличия в логике работы сотрудников, что дало возможность стандартизации лучших практик.
В итоге был сформирован бэклог из 22 инициатив по оптимизации операций. А потенциал сокращения трудозатрат в проанализированных подразделениях составил 17%.
Заключение
Реализованный пилотный проект подтвердил эффективность использования процессной аналитики в сфере закупок. А система активной бизнес-аналитики Proceset показала себя как платформа с широкими возможностями, которая помогает компаниям анализировать процессы, внедрять улучшения, снижать затраты и повышать скорость работы.
Больше новостей о процессной аналитике, анонсов мероприятий и новых кейсов – в нашем телеграм-канале.
