Как госсектор повышает эффективность процессов с Process Mining

Государственные ведомства, как и бизнес, активно стремятся к модернизации и цифровизации, чтобы идти в ногу с меняющимися потребностями общества. Однако это довольно тернистый путь: часто их процессы перегружены, а найти «узкие места» и решить накопившиеся проблемы вручную – практически невыполнимая задача. Именно тут на помощь приходит Process Mining. Технология позволяет увидеть, как на самом деле работают процессы и сделать госуслуги удобнее и доступнее. В статье поговорим о том, как Process Mining оптимизирует деятельность госсектора.

Process Mining – это технология, которая визуализирует, анализирует и помогает улучшать процессы в госучреждении. Благодаря тому, что в основе анализа лежат данные из внутренних информационных систем, процессная аналитика позволяет моделировать реальный расклад дел и формирует выполнение процесса таким образом, каким он выполняется на самом деле – со всеми задержками, циклами, дублированием шагов и прочими отклонениями.

Process Mining в госорганах делает их работу понятнее и эффективнее. Технология позволяет улучшить процессы изнутри, сделать их быстрее, проще и полезнее для всех сторон.

Из преимуществ можно выделить:

Process Mining даёт госучреждениям детальное представление реального выполнения внутренних процессов. Можно увидеть и оценить фактические действия сотрудников и выявить отклонения от регламентов, что способствует более быстрой и предсказуемой работе;

Технология выявляет «узкие места» и этапы, где возникают задержки. Это позволяет принимать единичные, но точечные меры для их устранения. Например, ускорить процесс обработки документов или снизить время ожидания на этапах согласования;

Благодаря устранению дублирования шагов, сокращению циклов и оптимизации работы в целом сотрудники тратят меньше ресурсов на выполнение задач, что ведёт к падению операционных расходов и более рациональному использованию бюджета;

Оптимизированные процессы позволяют госучреждениям быстрее и точнее реагировать на запросы граждан. Это ведёт к росту удовлетворённости пользователей качеством государственных и муниципальных услуг;

Process Mining предоставляет руководителям госструктур данные, которые помогают принимать обоснованные и эффективные решения. Вместо гипотез и поверхностного ручного анализа они опираются на реальные цифры и факты;

Госучреждения, внедрив процессную аналитику, могут мониторить процессы на постоянной основе, контролируя их выполнение по строго установленным регламентам и стандартам безопасности. Это важно для соблюдения требований законодательства и защиты данных.

Несмотря на очевидное стремление государственных ведомств быть в центре цифровой трансформации, есть ограничения, которые ограничивают и/или усложняют внедрение технологии:

В государственных учреждениях используется множество систем, каждая из которых хранит данные по-разному, что затрудняет сбор и объединение информации, необходимой для анализа процессов;

Госструктуры работают с конфиденциальными и персональными данными, что накладывает ограничения на их использование для анализа. Это может затянуть внедрение и усложнить доступ к данным;

Персонал привык к рутине и устоявшимся методам работы и часто не видит пользы в новом инструменте, предпочитая работать по-старому. Это требует усилий по обучению и мотивации, чтобы они могли и хотели использовать Process Mining;

Внедрение Process Mining требует вложений на покупку ПО, интеграцию и обучение. Для госучреждений это может стать препятствием, особенно при ограниченном финансировании;

Госструктуры часто подвержены изменениям – будь то новая политика или реорганизация. Process Mining нужно регулярно подстраивать под новые условия, что требует времени и ресурсов.

Федеральная налоговая служба России сегодня – лидер среди государственных ведомств по внедрению инновационных технологий и предоставлению удобных цифровых сервисов. С 2010 года ФНС встало на путь цифровизации российского налогового администрирования, с 2021 в рамках федеральной программы «Государство для людей» поддерживает тренд клиентоцентричности. Во многом этому способствует постоянный анализ фидбэка, клиентского опыта и внутренних процессов службы. И реализовано это при помощи технологии «процесс-майнинг» (Process Mining).

С помощью процесс-майнинга ФНС исследует внутренние процессы, «в рамках которых оказываются самые популярные услуги». Благодаря применению специализированного софта служба снижает издержки внутренних и внешних пользователей, а также упрощает и ускоряет процессы.

По словам представителей ведомства, на текущий момент удалось сократить среднее время обработки деклараций 3-НДФЛ с 4 месяцев до 16 дней. Кроме того, при переходе налогоплательщика на упрощённую систему налогообложения была найдена возможность ускорения проверки инспектором представленных документов. После доработок данный этап сократился на 40%.

Process Mining – одно из ключевых решений системы активной бизнес-аналитики Proceset. Мы помогаем крупному бизнесу глубже погрузиться во внутренние процессы и найти возможности для роста эффективности.

Proceset – программное решение уровня Enterprise, которое входит в реестр российского программного обеспечения с 2019 года.

Proceset обеспечивает глубокий анализ бизнес-процессов на основе объективных данных, воссоздаёт реальное выполнение бизнес-процессов со всеми сроками, отклонениями, длительностью и т.д. Это даёт пользователям возможность выявлять «узкие места», дублирующиеся шаги, скрытые зависимости и отклонения от регламентов. Благодаря этим знаниям, пользователи оптимизируют процессы, принимают обоснованные управленческие решения для дальнейшего улучшения операционной деятельности и повышения эффективности бизнеса.

Наши клиенты – крупнейшие компании России – уже используют Process Mining от Инфомаксимум.

Больше новостей о процессной аналитике, анонсов мероприятий и новых кейсов в нашем телеграм-канале.