Высокая доля ручной работы и рост трудозатрат становятся одной из ключевых проблем для компаний. Чтобы сократить нагрузку на команды и эффективнее использовать ресурсы, бизнес все активнее внедряет инструменты на основе искусственного интеллекта (ИИ). В этой статье разберем, почему компаниям важно внедрять ИИ уже сейчас, как он помогает оптимизировать трудозатраты и повышать эффективность процессов.
Зачем бизнес внедряет ИИ
На фоне роста себестоимости труда, нехватки сотрудников и ограниченных ресурсов компании ищут новые возможности оптимизации. Одна из них — ИИ-инструменты, позволяющие сэкономить ресурсы и ускорить бизнес-процессы без дополнительных расходов на найм новых сотрудников. Решения на основе искусственного интеллекта применяют для делегирования работы с массивами данных, сокращения ручных операций за ПК, анализа и обработки информации и других задач, которые отнимают большую часть рабочего времени. Так, ИИ-помощник берет на себя рутину, а сотрудник отвечает за задачи, которые действительно требуют человеческого участия.
Как ИИ сокращает затраты бизнеса
Эффективность ИИ для оптимизации бизнеса подтверждается данными российских и зарубежных исследований. По оценкам «МТС Линк» и J’son & Partners Consulting, сотрудники и руководители с большим количеством встреч могут сэкономить от 10 до 12,2 рабочих часов в неделю за счет внедрения ИИ-помощников. Даже при умеренной нагрузке — одной-двух встречах в день — высвобождается до шести часов в неделю. Сокращение затрат достигается за счет автоматизации рутинных ручных действий — работы с чатами, документами, поиска нужной информации и подготовки материалов для встреч. Исследования McKinsey показывают, что около трети компаний из числа опрошенных используют генеративный ИИ именно для сокращения затрат, а часть — для создания новых источников дохода. По данным Statista, около 28% компаний-респондентов смогли снизить операционные издержки после внедрения ИИ-решений. По данным исследования Инфомаксимум, решения на базе ИИ могут выполнять 34% рутинных задач одной трети сотрудников офиса, что может сэкономить до 4,13 трлн рублей в год. При этом можно сократить не только расходы, но и сроки выполнения задач на 20%, снизить число ошибок, исправлений и доработок на 70%.
Исследования и опыт компаний доказывают, что внедрение ИИ позволяет компаниям снижать затраты и ускорять выполнение рутинных операций. С помощью ИИ-инструментов:
- высвобождается время сотрудников за счет автоматизации рутины;
- снижаются операционные затраты;
- сокращаются сроки выполнения задач;
- уменьшается количество ошибок, доработок и повторений бизнес-операций.
Как выбрать ИИ-инструмент для бизнеса
Искусственный интеллект сегодня используется не как единый универсальный инструмент, а как технологическая основа для разных типов решений. Самые распространенные и продвинутые из них — ИИ-ассистенты и ИИ-агенты. Выбор зависит от целей компании и способности ИИ-инструментов их реализовать.
ИИ-ассистенты
ИИ-ассистенты ускоряют отдельные этапы работы: подготовку текстов, поиск информации, анализ данных, генерацию отчетов. Они эффективны для решения разовых задач, но требуют постоянного участия и контроля со стороны человека. Ассистенты ускоряют работу отдельных сотрудников, но не позволяют выстроить устойчивую модель автоматизации процессов с сохранением скорости и качества на уровне всей компании.
ИИ-агенты
ИИ-агенты — это продвинутый формат использования искусственного интеллекта. Агенты работают автономно: понимают цель, выполняют цепочку действий в бизнес-системах и достигают результата без участия человека. ИИ-агенты подходят для делегирования рутинных ручных операций, которые ранее выполнялись сотрудниками. Такое решение позволяет бизнесу масштабировать процессы без роста нагрузки на сотрудников и дополнительного найма. Например, решение Цифровой сотрудник Proceset позволяет интеллектуально автоматизировать выполнение операций с учетом задач бизнеса. Цифровой сотрудник работает на основе генеративного ИИ и конструктора API-интеграций, что позволяет ему понимать контекст задач, обмениваться информацией с корпоративными системами в режиме реального времени, обрабатывать данные любого формата и давать измеримый эффект. В Proceset можно создать кастомного цифрового сотрудника под уникальные бизнес-процессы.
4 процесса, в которые стоит внедрить ИИ
Несмотря на то, что большая часть российских и зарубежных компаний уже рассматривает возможность внедрения ИИ-инструментов, многие не знают, с какой области начать. Опыт лидеров рынка показывает, что внедрение ИИ дает лучшие результаты в отделах, выполняющих рутинные задачи.
HR-процессы
В процессах подбора персонала ИИ-помощник сокращает нагрузку на специалистов. Например, можно автоматизировать работу с документами, анализ резюме и решение внутренних запросов сотрудников. Это одновременно сокращает трудозатраты HR-специалистов и позволяет масштабировать внутренние процессы компании при ее росте.
Закупки и финансы
В финансовых процессах и закупках инструменты на базе искусственного интеллекта применяют для обработки счетов, сверки данных, подготовки документов, контроля выполнения регламентов и др. Высокая повторяемость операций и большое количество ручных действий делают эти процессы приоритетными с точки зрения экономии ресурсов.
Работа с документами
Документооборот — одна из самых трудоемких зон в бизнесе, сопряженная с рутинной ручной работой. Чтобы сократить нагрузку на специалистов и перераспределить их время на принятие управленческих решений, компании внедряют ИИ для извлечения и переноса данных из договоров, актов, заявлений, счетов и других форм в информационные системы. Это позволяет сократить время обработки документов и снизить количество ошибок.
Продажи
В процессах продаж ИИ-инструменты применяют для сбора и анализа данных о клиентах, автоматического внесения информации в CRM, фиксации договоренностей и обновления статусов сделок. ИИ-агентам можно делегировать обработку входящих данных, прогнозирование результатов и формирование предложений с рекомендациями для менеджеров . Интеллектуальная автоматизация снижает объем ручной работы, сокращает время на подготовку отчетов и повышает предсказуемость результатов продаж.
Как получить лучшие результаты от внедрения ИИ
Для масштабной автоматизации важно не просто внедрить ИИ, а понимать, какие операции действительно целесообразно передавать алгоритмам. Чтобы не внедрять автоматизацию «вслепую», компании применяют решение Task Mining. Главная задача Task Mining — искать то, что нужно автоматизировать. Технология позволяет добиться 100% прозрачности процессов: увидеть всю деятельность сотрудников за ПК и найти рутинные ручные операции, которые стоит автоматизировать в первую очередь.
Выводы
ИИ в 2026 году стал главным инструментом сокращения затрат и оптимизации процессов. Компании внедряют ИИ для решения конкретных задач: компенсации дефицита ресурсов, повышения прозрачности бизнеса, ускорения и масштабирования процессов. Наибольший эффект достигается там, где искусственный интеллект используется в связке с предварительным аудитом процессов. Такой подход позволяет автоматизировать рутину на основе реальных данных и достигать максимальных эффектов. Больше новостей о процессной аналитике, анонсов мероприятий и новых кейсов — в нашем телеграм-канале.
