Инфомаксимум и ГК «Стройтрансгаз» завершили пилотный проект анализа бизнес-операций в Центре единого сервиса. Для реализации пилота использовали модуль Task Mining платформы Proceset.
Скорость выполнения операций сотрудниками напрямую влияет на процесс управления контрагентами и показатели эффективности, поэтому строительная компания сосредоточилась на получении точных данных о времени исполнения функций специалистами ЦЕС. Итог — оцифровка 34 операций, ежедневно выполняемых в Центре единого сервиса, построение карт их выполнения, разработка дашбордов и, как следствие, обнаружение точек дальнейшего совершенствования.
Почему учетный анализ критичен для оптимизации процессов
Группа компаний «Стройтрансгаз» – лидер в отрасли промышленного строительства России. Проекты реализуются по всей стране, в Центральной и Южной Азии, на Ближнем Востоке и в Северной Африке.
Центр единого сервиса создан для выполнения массовых учетных операций. Ежедневно сотрудники ЦЕС обрабатывают массу документов, платежей и заявок от контрагентов. При большом объеме работ важно понимание, взаимодействие с какими клиентами наиболее затратны с точки зрения времени и ресурсов, поскольку это напрямую влияет на ценообразование, рентабельность и расстановку приоритетов в распределении внутренних резервов. Полная картина затраченного времени на взаимодействие с каждым клиентом помогает определить, какие контрагенты приносят наибольшую прибыль, и наметить точки оптимизации.
Кроме того, детальный учётный анализ позволяет повысить прозрачность работы персонала, тщательно планировать и распределять нагрузку в штате специалистов.
Как Task Mining помог провести детализированный анализ работы сотрудников ЦЕС
Отслеживание действий персонала с помощью Task Mining начинается с установки на ПК сотрудников агентов мониторинга, которые фиксируют мельчайшие взаимодействия пользователей с интерфейсами информационных системам компании.
Для полноты картины сведения, собранные агентами мониторинга, обогатили информацией, выгруженной из программы 1С. Основной акцент в проекте на привязке операций к конкретным клиентам, с которыми взаимодействуют специалисты Единого центра сервиса.
Результаты проекта: распределение трудозатрат по контрагентам и повышение прозрачности и эффективности работы компании
В рамках проекта с помощью Task Mining от Proceset была проведена детализированная оцифровка всех операций, выполняемых сотрудниками Центра единого сервиса.
Построенные дашборды наглядно показали реальные схемы исполнения операций, благодаря чему удалось:
- рассчитать фактическое время, которое тратится на выполнение операций в разрезе отдельных юридических лиц и контрагентов;
- получить визуальное представление загруженности отдельных специалистов и сравнить их производительность;
- выделить наиболее трудозатратные операции и понять, какие из них требуют автоматизации в первую очередь;
- найти возможности для повышения эффективности в работе с внешними партнерами.
В результате «Стройтрансгаз» получил возможность настроить прозрачный учет нагрузки на персонал Центра единого сервиса и перспективу объективного перераспределения ресурсов внутри команды Центра на основе реальных данных, а не регламентов и предположений. Кроме того, реализация проекта позволила вывести управление отношениями с контрагентами на качественно новый уровень – появилось понимание, какие партнеры требуют большего вложения времени и ресурсов.
В конечном итоге благодаря данным, полученным с помощью Proceset, были сформированы предложения по оптимизации функций и разработаны дашборды для их постоянного контроля.
Заключение
Пилотный проект по использованию Task Mining в Центре единого сервиса АО «Стройтрансгаз» признан успешным. Он продемонстрировал, как технология в составе системы Proceset позволяет выйти на новый уровень учетного анализа. Все поставленные задачи были выполнены.
Ключевой результат — возможность детализировано контролировать время выполнения операций и оценивать трудозатраты в разрезе контрагентов и юридических лиц. Это позволяет точно понимать, какие организации требуют больше ресурсов, а какие – дают наибольшую отдачу.
Такой подход открывает реальные возможности для повышения эффективности и качества управления стоимостью обслуживания партнёров.
Больше новостей о процессной аналитике, анонсов мероприятий и новых кейсов – в нашем телеграм-канале.
