Построение карт бизнес-процессов стало неотъемлемой частью современной управленческой практики, позволяя бизнесу детально рассматривать, изучать и, главное, оптимизировать свои рабочие процессы. Но что представляет собой карта бизнес-процесса, и зачем конкретно она нужна?
В этой статье мы разберем ключевые аспекты создания такой карты, рассмотрим ее преимущества и проанализируем, какие инструменты помогут в ее разработке — от классического ручного подхода до высокотехнологичных автоматизированных решений.
Что такое карта бизнес-процесса?
Карта бизнес-процесса — это визуальное представление всех его этапов – от инициации до завершения. Этот инструмент помогает структурировать и понять, как на самом деле выполняются задачи и в какой последовательности, каким образом распределены роли и ресурсы, как именно взаимодействуют все вовлеченные в процесс участники.
Ключевая задача карты – упрощение анализа и дальнейшей оптимизации процесса.
Преимущества построения карт бизнес-процессов
Картирование помогает конкретизировать и организовать как только появившиеся процессы, так и уже существующие. Есть ряд преимуществ применения этого инструмента в бизнесе:
- Прозрачность и ясность процессов.
Картирование делает процессы понятными для сотрудников и, конечно, руководства компании. Прозрачные процессы – управляемые процессы, поэтому становится возможным своевременно выявлять и устранять проблемы, более быстро адаптироваться к изменениям рынка, усилить доверие клиентов и, в итоге, поднять эффективность бизнеса.
- Выявление «узких мест» и дублирующих задач.
В процессе визуализации часто обнаруживаются уязвимые места, где процесс замедлен, и дублирующиеся действия, создающие лишнюю нагрузку на команду. Выявление таких моментов помогает исключить ненужные шаги и оптимизировать затраты времени и ресурсов.
- Оптимизация рабочих потоков.
С помощью картирования можно оценить эффективность каждого шага и найти области для улучшения. Это позволяет сделать работу более быстрой и эффективной, снизив затраты на выполнение задач.
- Увеличение качества и соответствия стандартам.
С картированием легче внедрять и соблюдать стандарты качества, так необходимые для стабильного функционирования компании. Визуализированные процессы помогают отслеживать выполнение всех этапов и корректировать их в случае необходимости, что повышает качество итогового продукта/услуги.
- Поддержка обучения и адаптации новых сотрудников.
Карты процессов — это эффективный инструмент для обучения, позволяющий новичкам быстрее адаптироваться и понять структуру рабочих задач. Люди сразу увидят всю последовательность действий, оперативнее разберутся с требованиями к каждому этапу и проще интегрируются в команду.
- База для постоянного улучшения процессов.
Регулярное обновление и пересмотр карт процессов – основа для построения культуры постоянного улучшения, где каждый сотрудник понимает, что процесс может быть оптимизирован для достижения результатов.
Инструменты создания карт процессов (подходы к созданию карты бизнес-процесса: от ручного до автоматизированного)
На текущий момент существует множество решений для построения карт бизнес-процессов как ручным способов, так и автоматизированным. Вручную созданные карты процессов обычно разрабатываются в текстовых и графических редакторах (например, Microsoft Visio или Lucidchart) и подходят для небольших и редко изменяющихся процессов. Метод до сих пор используется в небольших компаниях, однако есть ряд моментов: из-за высокой трудоемкости, сложности поддержания актуальности карты и риска упустить скрытые детали и вариации карта может содержать ошибки.
Автоматизированные инструменты, например, системы класса Process Mining, значительно ускоряют создание карт процессов. Они анализируют данные из внутренних систем компании, выявляют фактические последовательности действий и визуализируют их с учетом всех отклонений и узких мест. Такие решения обеспечивают более точное представление реальных процессов и позволяют вносить изменения по мере появления новых данных.
Система Proceset для создания карты реального выполнения бизнес-процесса
Построение карты бизнес-процессов – одна из функций системы активной бизнес-аналитики Proceset. Мы помогаем крупному бизнесу глубже погрузиться во внутренние процессы и найти возможности для роста эффективности.
Proceset – программное решение уровня Enterprise, которое входит в реестр российского программного обеспечения с 2019 года.
Наша система позволяет увидеть, как на самом деле выполняются бизнес-процессы в компании, поскольку источником данных выступают внутренние корпоративные системы.
В отличие от традиционного ручного картирования, Proceset автоматически анализирует информацию из различных систем компании (CRM, ERP, PDM и др.), отражая точную последовательность шагов, их продолжительность, частоту и отклонения. Благодаря использованию Process Mining, одному из решений, Proceset помогает выявлять узкие места, лишние шаги и скрытые проблемы, которые мешают росту эффективности. Просто, понятно, детально.
Пример карты бизнес-процесса в Proceset
Больше новостей о процессной аналитике, анонсов мероприятий и новых кейсов в нашем телеграм-канале.
