Выполнение рутинных задач в компаниях часто связано с высокими трудозатратами, ошибками и нарушением сроков. Основная причина — ручная обработка большого объема данных и документов. Эту проблему решают ИИ-агенты для оптимизации работы с документами — инструменты интеллектуальной автоматизации, способные самостоятельно выполнять рутинные бизнес-задачи. Они работают в режиме 24/7, обрабатывают информацию быстрее обычных сотрудников и позволяют бизнесу снижать операционные расходы, количество ошибок и рисков в процессах. В этой статье рассмотрим, как автоматизация документооборота с ИИ помогает бизнесу, какие преимущества есть у интеллектуальных агентов и какие задачи они могут выполнять. Также разберем на примере кейса МТС Финтех, как внедрение ИИ для обработки документов ускоряет рабочие процессы.
ИИ для обработки документов
По данным исследования Инфомаксимум, компании могут автоматизировать до 34% рутинных задач с помощью ИИ и сэкономить за счет этого более 4 трлн рублей в год. Среди сфер с высоким объемом рутины выделяют клиентский сервис, HR-процессы, работу ОЦО и другие.
Ручная работа с документами связана со следующими проблемами:
- высокие трудозатраты сотрудников;
- низкая скорость выполнения рабочих задач;
- ошибки при переносе данных в корпоративные системы;
- нарушение сроков;
- разрозненность данных в системах.
Автоматизация документооборота с ИИ превращает обработку документов в прозрачный управляемый процесс. Один ИИ-агент может обрабатывать тысячи документов в день, обеспечивая эффективность и точность выполнения задач.
ИИ-агенты для оптимизации работы с документами могут:
- извлекать данные из документов различных форматов (например, PDF, сканы, письма);
- проверять корректность и полноту данных;
- сопоставлять информацию с данными во внутренних системах;
- автоматически переносить данные в корпоративные системы;
- формировать новые документы на основе шаблонов;
- отправлять документы на согласование ответственным сотрудникам;
- отслеживать статус согласования и выполнения задач;
- выявлять ошибки, дубли и несоответствия в документах;
- формировать отчеты и аналитику по интеллектуальной обработке документов и др.
В результате ИИ для обработки данных из документов берут на себя большую часть рутинных действий, а сотрудники сосредотачиваются на задачах, требующих участия человека.
Преимущества автоматизации документооборота с ИИ
Разберем, какие преимущества получает бизнес при внедрении ИИ-инструментов для оптимизации работы с документами.
Сокращение времени обработки документов
ИИ для работы с документами извлекают данные, проверяют их корректность и передают информацию в корпоративные системы. Это сокращает время выполнения операций и ускоряет обработку больших объемов документов.
Снижение операционных издержек
Автоматизация документооборота позволяет сократить трудозатраты сотрудников на выполнение рутинных операций. В результате компании уменьшают расходы на обработку данных и повышают эффективность использования ресурсов.
Уменьшение количества ошибок
ИИ для работы с данными автоматически проверяет и сопоставляет содержание из документов с данными из корпоративных систем. Это снижает риск ошибок и повышает точность информации.
Масштабирование процессов без увеличения штата
ИИ-агенты способны обрабатывать большие объемы документов без снижения скорости и качества обработки. Это позволяет компаниям увеличивать объем операций без необходимости расширения штата сотрудников. Именно поэтому внедрение ИИ для обработки документов становится одним из ключевых направлений цифровой трансформации бизнеса.
Кейс МТС Финтех: ускорение работы с документами в 15 раз
МТС Финтех реализовал проект автоматизации обработки запросов с помощью Цифрового сотрудника на базе Proceset — решения для интеллектуальной автоматизации бизнес-операций с применением ИИ. Целью пилотного проекта было оценить, как инструмент справляется с обработкой большого объема данных и какие бизнес-эффекты дает внедрение ИИ для обработки документов.
Чтобы снизить долю ручного труда, мы провели пилотный проект применения Цифрового сотрудника на базе Proceset и оценили, как технология работает с большим объемом данных и спецификой направления. Подход оправдал себя: система извлекает ключевые данные за минуты, уверенно обрабатывает разные типы запросов и в ходе пилота обеспечила точность на уровне 86%. В итоге обработка должна ускориться почти в 15 раз — на анализ одного документа потребуется 1–2 минуты, а человеческий фактор при передаче данных будет полностью исключен.
По результатам внедрения ИИ для работы с документами компания получила следующие результаты:
- сокращение времени обработки одного документа в 15 раз — до 1–2 минут;
- повышение точности обработки документов до 86%;
- снижение количества ошибок при занесении данных в учетные системы.
Цифровой сотрудник Proceset для автоматизации документооборота
Цифровой сотрудник Proceset — это ИИ-агент, который автоматизирует рутину. Он получает рабочую задачу, анализирует доступную информацию, выполняет необходимые действия и передает результат в корпоративные системы или ответственным сотрудникам. ИИ-агент может работать с различными источниками данных: документами, корпоративными системами, электронными письмами и другими цифровыми каналами. Он извлекает данные из файлов, анализирует их содержание, сопоставляет с внутренними базами и выполняет необходимые действия — например, переносит данные в учетные системы, формирует документы или отправляет их на согласование. Цифровой сотрудник способен выполнять как отдельные задачи, так и сложные цепочки операций в бизнес-процессах. Его можно настроить под конкретные запросы компании: можно задать правила интеллектуальной обработки документов, источники данных, последовательность действий и условия принятия решений. Благодаря такой кастомизации ИИ для работы с данными от Proceset адаптируется под специфику процессов — например, бухгалтерского учета, закупок, работы с договорами или клиентскими запросами. Рассмотрим пример работы Цифрового сотрудника при обработке первичной документации.
Цифровой сотрудник для обработки первичной документации
Документы могут поступать в компанию из разных источников — например, по электронной почте или из внутренних учетных систем. Цифровой сотрудник Proceset автоматически собирает входящие файлы и определяет их тип: счета, акты, накладные или другие виды первичных документов. После этого система анализирует содержание документа и выделяет ключевые атрибуты: реквизиты контрагентов, суммы операций, даты, позиции номенклатуры и другие параметры. Полученная информация сопоставляется с данными во внутренних системах компании. ИИ-агент проверяет, соответствуют ли данные документа условиям договора, заказу или информации о поставке, и выявляет возможные расхождения. Если данные подтверждаются, система автоматически заносит информацию в учетную систему компании и заполняет необходимые поля. Далее документ направляется ответственным сотрудникам для проверки или согласования в соответствии с установленными регламентами. Таким образом, обработка первичной документации с ИИ для работы с документами от Proceset выполняется автоматически: система собирает документы, извлекает данные, проверяет их корректность и передает информацию в учетные системы компании.
Сценарий работы Цифрового сотрудника для обработки первичных документов
Заключение
Использование ИИ для обработки документов помогает сократить время выполнения операций, снизить операционные издержки и уменьшить количество ошибок при работе с данными. Бизнес получает возможность быстрее обрабатывать большие объемы документов и масштабировать процессы без увеличения штата сотрудников. Практическую эффективность такого подхода подтверждают реальные проекты. Например, в МТС Финтех внедрение Цифрового сотрудника на базе Proceset позволило ускорить обработку документов почти в 15 раз — до 1–2 минут на один документ — и повысить точность интеллектуальной обработки документов до 86%. Цифровой сотрудник Proceset позволяет компаниям внедрять автоматизацию документооборота с ИИ и создавать автономных агентов под собственные задачи. Это помогает оптимизировать работу с документами, ускорять бизнес-процессы и повышать эффективность работы сотрудников. Больше новостей о процессной аналитике, анонсов мероприятий и новых кейсов — в нашем телеграм-канале.
