Несмотря на постоянно растущий уровень цифровой зрелости и тренд на цифровую трансформацию, компании постоянно сталкиваются с проблемами, причиной которых становятся неэффективные «ручные», длительные и дорогостоящие операции, перегруженность рутиной отдельно взятых сотрудников или целых структурных подразделений. В этом контексте аналитики Goldman Sachs отмечают, что труд 30% персонала, занятого в сфере интеллектуального труда, может быть улучшен с помощью технологий, одной из которых становится Task Mining. Фактическое преимущество аналитики операций – больше эффективности при меньших тратах. Реальная экономия составляет до 50%.
Что такое Task Mining?
Task Mining – технология, которая фиксирует действия сотрудников за рабочими компьютерами (заполнения полей, переходы между вкладками и т.д) в автоматическом режиме. Затем полученные данные группируются в операции, что позволяет определить наиболее трудозатратные и дорогостоящие из них. Полученная информация – основа оценки реальной эффективности, формирования оптимизационных гипотез и поиска областей для автоматизации и внедрения PRA.
1. Выявление резервов для оптимизации
Главная задача Task Mining – повышение эффективности. Практика применения аналитики операций показывает, что более 20% БО могут быть улучшены или устранены. К примеру, автоматический алгоритм Task Mining, кроме обеспечения прозрачности, может выявить бизнес-задачи, на решение которых тратится слишком много времени. Детализированный расчёт трудозатрат в данном случае позволяет выявить аномалии и найти ключевые точки для оптимизации.
2. Быстрый возврат инвестиций
Реализация оптимизационных рекомендаций, полученных после работы технологии, позволяет использовать имеющиеся ресурсы более эффективно, сокращать время выполнения повторяющихся операций и объём рутины, уменьшает количество ошибок и соответственно снижает финансовые и ресурсные затраты. А значит, сэкономленные средства значительно превышают вложенные, что позволяет обеспечить быстрый возврат инвестиций.
3. Подготовка к автоматизации
Task Mining обнаруживает операции, наиболее подходящие для автоматизации, без использования заранее подготовленных данных. Главный критерий – их массовый и рутинный характер.
Разберём на примере. Ниже представлена ситуация, когда на почту доставлено письмо. Дальнейшие действия: анализ информации и фиксация информации в одной из учётных систем. Если совершать всё это в ручном режиме, то можно прийти к нежелательным и лишним временным затратам. Соответственно, такая операция имеет потенциал для автоматизации. С помощью Task Mining подобные БО находятся автоматически, они имеют понятные начало и конец. После обнаружения операции TM показывает, сколько времени можно сэкономить, если автоматизировать её.
Компании, которые внедрили Task Mining в 2024 году
Сейчас всё больше компаний приходят к использованию Task Mining для повышения эффективности. Вот несколько кейсов, реализованных в 2024 году.
Альфастрахование: 5 рублей прибыли на 1 потраченный рубль
Выбранная область является одной из ключевых с точки зрения обеспечения стабильности выполнения процессов, сокращения издержек и повышения прозрачности операций. С помощью Task Mining была детально изучена деятельность 280 сотрудников, реализован импорт отчётности и сформулировано 8 оптимизационных гипотез. Потенциальный экономический эффект по 5 гипотезам – 5 рублей прибыли на 1 потраченный рубль.
Страховой Дом «ВСК»: экономия рабочего времени на 15 000 человеко-часов в год
С помощью Task Mining был определён потенциал экономии трудозатрат в 15 000 человеко-часов в год, достигаемый благодаря автоматизации конкретных операций и загрузки файлов, снижения числа копирований и распознавания pdf-документов. В будущем время обработки счетов от медучреждений может сократиться на 8%, а объём возвратов к уже выполненным этапам – на 17%.
МТС: сокращение трудозатрат до 25%
Task Mining был установлен в пяти подразделениях фронт- и бэк-офиса. Собранные данные дали понимание: — об объёме использования конкретных ИТ-систем; — потенциале операций для автоматизации; — доле ручного переноса данных и возможности его исключения; — производительности сотрудников и повышении эффективности.
В результате были сформулированы 22 оптимизационные рекомендации по улучшению клиентского сервиса. Эффект сокращения трудозатрат – 5-25%.
Proceset – лидер среди решений Task Mining в России
Все указанные кейсы реализованы с помощью Task Mining системы Proceset, первого решения соответствующего класса в России. Оно обеспечивает автоматическую оцифровку и разметку операций, их группировку по категориям, а также устранение «слепых зон».
С помощью Task Mining в Proceset пользователи получают возможность исследовать больший объём данных, нежели с классическим TM, реализовывать автогруппировку операций в соответствии с заданным списком услуг и формировать понятные инструкции к процессам.
Больше новостей о процессной аналитике, анонсов мероприятий и новых кейсов – в нашем телеграм-канале.
