Task MiningLTS

Шаблонный отчет «Task Mining» позволяет находить операции, имеющие наибольший потенциал для оптимизации, на основе данных агентов мониторинга с использованием технологии Task Mining — автоматической разметки бизнес-действий сотрудников. Отчет выявляет рутинные, повторяющиеся и неэффективные операции, оценивает трудозатраты и рассчитывает эффект от их автоматизации.

Благодаря глубокому анализу реальных действий пользователей в корпоративных приложениях, отчет предоставляет объективную картину того, как на самом деле выполняются задачи, что позволяет обоснованно принимать решения по оптимизации операций, внедрению роботизированной автоматизации и повышению производительности труда.

Примеры использования

Отчет применяется в различных сценариях, когда требуется понять, как сотрудники выполняют свои задачи, и выявить возможности для улучшения:

• Руководители подразделений могут использовать отчет, чтобы оценить загрузку команд, выявить избыточные действия (например, ручной перенос данных) и инициировать оптимизацию рутинных операций
• HR-специалисты и тренеры могут применять данные для анализа типовых сценариев работы, создания инструкций на основе реального поведения и ускорения онбординга новых сотрудников
• ИТ-специалисты и аналитики процессов могут использовать отчет для выявления операций, подходящих для автоматизации (RPA), а также для оценки нагрузки на системы и эффективности используемых приложений
• Финансовые и проектные менеджеры могут анализировать распределение трудозатрат по организациям, группам операций или услугам, чтобы контролировать бюджет и обосновывать стоимость предоставляемых услуг

Структура и содержание шаблонного отчета

Шаблонный отчет состоит из блока настройки и четырех функциональных разделов:

• Общая статистика
• Группа затрат
• Все операции
• Операции под оптимизацию
• Топ операций под оптимизацию

Общая статистика

В верхней части дашборда отображаются ключевые метрики по всему сканированию:

• Сотрудников — общее количество сотрудников, чьи действия были проанализированы
• Операций — количество уникальных операций, автоматически выделенных алгоритмом
• Всего — суммарное время трудозатрат (в часах) на выполнение всех операций за выбранный период
• Потенциал — процент времени, который можно сэкономить при оптимизации выявленных операций
• Потенциал (FTE) — количество полных рабочих единиц (Full-Time Equivalent), которые можно высвободить

Группа затрат

Этот раздел показывает, как распределены трудозатраты по логическим группам операций. По умолчанию отображается группа «Нераспределенные», но вы можете создавать собственные группы (например, «Работа в Jira», «Обработка платежей»).

Для просмотра детальной информации по группе:

1. Кликните по названию группы.
2. В открывшемся окне вы увидите:
   • Количество сотрудников, выполнявших операции из этой группы
   • Суммарное время затрат
   • Динамику затрат по часам
   • Затраты по сотрудникам и распределенным операциям
   

Все операции

Раздел содержит таблицу всех операций, автоматически выделенных алгоритмом Task Mining. Операции — это последовательности действий сотрудников, объединенные по смыслу (например, «Создание задачи в Jira», «Формирование платежного поручения в 1С»).

Каждая строка включает:

• Название операции (в формате Приложение : Элемент : [Действие])
• Количество уникальных идентификаторов (например, номеров документов)
• Затраты — общее время, потраченное на выполнение данной операции

Чтобы добавить операции в группу:

1. Выберите одну или несколько операций.
2. Нажмите В группу.
3. Укажите существующую группу или создайте новую.

Операции под оптимизацию

Чтобы открыть подробную информацию по операции:

1. Кликните по названию операции в таблице. В открывшемся образе отображается:

• Количество трудозатрат
• Длительность — среднее арифметическое времени, затрачиваемого на один идентификатор операции. В одном выполнении операции может быть несколько идентификаторов
• FTE — количество рабочих единиц, которые можно высвободить при оптимизации
• Количество сотрудников, выполнявших операцию
• Карта операции — визуализация последовательности действий. При клике по шагу отображается соответствующий скриншот
• Автоматическая инструкция — текстовое описание операции, сгенерированное нейросетью на основе реальных действий
• Затраты по сотрудникам — сравнение времени выполнения между сотрудниками

Топ операций под оптимизацию

Раздел автоматически формирует список операций с наибольшим потенциалом для оптимизации. Алгоритм выделяет операции, связанные с ручными действиями, переносом данных, работой с документами и почтой. В разделе отображаются:

• Карта операций с высоким потенциалом оптимизации
• Таблица Операции под оптимизацию с данными по:
  • Времени трудозатрат
  • Количеству сотрудников
  • Эффекту в FTE
  

Использование результатов шаблонного отчета

Отчет «Task Mining» позволяет не только выявить неэффективные операции, но и обосновать меры по их улучшению:

• Показатели FTE помогают количественно оценить выгоду от автоматизации и обосновать инвестиции в RPA
• Карты операций дают наглядное представление о текущих операциях и служат основой для их реинжиниринга
• Автоматические инструкции можно использовать для документирования операций, обучения и проверки соблюдения регламентов
• Сравнение затрат по сотрудникам помогает выявить лучших практиков и распространить их подходы

На основе этих данных можно:

• Автоматизировать рутинные операции с помощью цифровых сотрудников
• Оптимизировать интерфейсы приложений, устраняя лишние шаги
• Проводить обучение на основе лучших практик
• Формировать отчетность по трудозатратам на услуги и контрагентов

Отчет также может использоваться в связке с другими инструментами:

• С отчетом по отклику и производительности, чтобы оценить влияние технических факторов на выполнение операций
• С KPI и метриками вовлеченности, чтобы понять взаимосвязь между сложностью задач и удовлетворенностью сотрудников

Настройка шаблонного отчета

Чтобы начать работу с отчетом, загрузите его из Маркетплейса. Способы и этапы загрузки описаны на странице Шаблонные отчеты.

Загрузка данных

Перед началом анализа необходимо пополнить отчет данными:

1. Перейдите в дашборд 1 Настройки ТМ.
2. Укажите период активности, за который необходимо загрузить данные.
3. Нажмите Получить список сотрудников.
4. Выберите отделы, на данных которых будут размечены операции. Чтобы выбрать все отделы, оставьте поле пустым.
5. Нажмите Пересчитать.

После завершения работы автоалгоритма появится таблица с периодами для утверждения. Чтобы изменить статус периода:

1. Выберите его в таблице.
2. Нажмите Изменить статус и подтвердите действие.

Перейдите в дашборд 2 Task Mining для анализа.

Фильтрация и настройка отчета

В блоке Фильтрация и настройка отчета доступны следующие настройки:

• Скриншот
• Роли сотрудников
• Организации
• Приложения
• Инструкции
• Группы

Скриншот

Для отображения скриншотов в отчете:

1. Нажмите кнопку Скриншот.
2. Укажите домен, в котором располагаются скриншоты. Домен сохранится автоматически.

Роли сотрудников

Позволяет назначать сотрудникам роли для сегментации данных. Назначение ролей позволяет фильтровать данные в отчете по функциональным группам, что упрощает анализ производительности и распределения задач между командами.

Чтобы добавить роль:

1. Нажмите кнопку Добавить.
2. В открывшемся окне введите название роли.
3. Нажмите Выполнить.

Чтобы назначить роль сотруднику:

1. Выберите сотрудника в таблице.
2. В колонке «Роль» выберите нужную роль из выпадающего списка.

Чтобы удалить роль — выберите ее в списке и нажмите Удалить.

Организации

Позволяет добавлять, редактировать и удалять организации, а также автоматически заполнять справочник на основе данных из 1С.

• Добавить организацию: укажите имя для поиска и отображаемое имя
• Редактировать: измените отображаемое имя
• Удалить: подтвердите удаление
• Автозаполнение: импортируйте данные из 1С

Приложения

Позволяет управлять справочником приложений: добавлять, редактировать, удалять, а также указывать почтовые сервисы:

• Добавить приложение: укажите имя для поиска и отображаемое имя
• Добавить почту: укажите название почтового сервиса

Поддерживается переименование и удаление записей

Инструкции

Позволяет создавать и управлять автоматическими инструкциями на основе операций.

• Ручной запуск: создать инструкции вручную (до 200 операций на инструкцию)
• Автоматический запуск: генерировать инструкции каждые 10 минут
• Остановить: приостановить автоматическое создание
• Очистить инструкции: удалить все сгенерированные инструкции
• Обновить статус: проверить текущее состояние операциии

Группы

Позволяет создавать группы операций для агрегации трудозатрат.

• Добавить группу: укажите название и описание
• Удалить группу: подтвердите удаление
• Автосоздание: создать группы на основе сгенерированных инструкций (удаляет текущие группы)
• Во вкладке Правила — можно изменить группу операции, удалить ее из распределения или полностью очистить список

Пример анализа операции «Отправка письма в Outlook» с помощью Task Mining

В этом разделе мы покажем, как с помощью шаблона Task Mining проанализировать реальную операцию сотрудников — отправку электронного письма в Outlook — и выявить возможности для автоматизации на основе данных о реальных действиях.

Воспользуемся шаблонным отчетом, чтобы получить:

• Визуальную карту действий сотрудника при отправке письма
• Автоматически сгенерированную инструкцию на основе реальных шагов
• Разбивку затрат по сотрудникам
• Оценку потенциала экономии в FTE
• Данные для формирования кейса на автоматизацию (RPA)

Подготовка данных

1. Перейдем в дашборд 1 Настройки ТМ.
2. Укажем период активности, за который необходимо загрузить данные, например, с 01.08.2025 по 23.10.2025.
3. В разделе Загрузка по отделам/сотрудникам выберем Выбрать определенные отделы.
4. Нажмем кнопку Получить список сотрудников, чтобы сформировать список подразделений, чьи данные будут проанализированы.
5. Выберем нужные отделы.
6. Нажмем Пересчитать, чтобы запустить автоалгоритм разметки.
7. Для защиты данных от случайного пересчета утвердим период: выберем его и нажмем Изменить статус.
8. Перейдем в дашборд 2 Task Mining для анализа результатов.

Анализ операции

В нашу систему загружены данные мониторинга за период с 01.08.2025 по 23.10.2025. Система автоматически выделила 1 112 уникальных операций, выполненных 47 сотрудниками. Общие трудозатраты составили 5 917 часов, из которых 24 часа приходятся на операцию outlook.office.com : mail/inbox/id : [>Отправить] — одна из самых частых и ресурсоемких.

1. В разделе Все операции найдем операцию outlook.office.com : mail/inbox/id : [>Отправить] и кликнем по ее названию. Откроется окно с полной информацией по операции:

• Количество трудозатрат: 24 часа
• Средняя длительность одной итерации: 12 минут 15 секунд
• FTE-эффект: 0,4
• Количество сотрудников: 7
• Карта операции — последовательность действий с визуализацией скриншотов
• Автоматическая инструкция — текстовое описание операции, сгенерированное нейросетью на основе реальных действий
• Затраты по сотрудникам — сравнение времени выполнения между пользователями

1. Чтобы изучить последовательность действий, перейдем в раздел Топ операций под оптимизацию. Среднее время на этап «Выбор файла» — 8 секунд на письмо, что за 24 часа ~180 дополнительных действий. Это ручная, повторяющаяся, подверженная ошибкам операция.
2. Чтобы выявить различия в эффективности, перейдем к таблице Затраты по сотрудникам.
   • Родионов П.А. выполняет почти 85% всех операций этой группы. При этом Копылова Ю.В. выполняет 23 письма за 2 часа — в 10 раз эффективнее. Это указывает на то, что некоторые сотрудники используют шаблоны, сохраненные пути или другие оптимизации, которых не применяют другие.
   
3. Чтобы сформировать кейс на автоматизацию, оценим возможности:

Выводы по примеру

На основе загруженных данных мониторинга была проанализирована операция «Отправка письма в Outlook». Анализ позволил выявить:

• Стандартный сценарий (REQ001): Открыть Outlook → Новое сообщение → Ввести получателя → Ввести тему → Прикрепить файл → Написать текст → Отправить
• Средняя длительность: 12 мин 15 сек
• Основной узкий элемент: Ручной выбор файла через «Обзор этого компьютера»
• Различия в эффективности: У одного сотрудника на 23 письма ушло 2 часа, у другого — 20 часов на 39 писем. Это указывает на отсутствие стандартизации и потерю потенциала
• Потенциал экономии: 24 часа в месяц — эквивалент 0,4 FTE, что соответствует ~160 рабочим часам в год

Возможности для автоматизации

• Рекомендуется запустить RPA-проект по автоматизации прикрепления файлов и подстановки шаблонов писем
• Провести тренинг по лучшим практикам на основе данных Копыловой Ю.В.
• Пересчитать отчет через 2 месяца после внедрения изменений для оценки эффекта