BPMN-схема из регламента процесса

Шаблонный отчет преобразует события из журнала в BPMN-схему, отражающую регламент процесса. Схему можно экспортировать в формате XML для анализа, документирования и сравнения с регламентом с целью выявления отклонений.

Примеры использования

Отчет позволяет не просто видеть, как выглядит процесс в теории, но и понимать, как он исполняется на практике. Он может использоваться в разнообразных сценариях, например:

• Создание регламентной документации — бизнес-аналитики могут использовать этот отчет для автоматической генерации BPMN-схемы на основе данных из таблицы событий. Например, после загрузки логов по заявкам на отпуск, аналитик может запустить генерацию схемы и получить визуальное представление процесса. Сгенерированная схема может быть включена в регламент или использована для согласования с заинтересованными сторонами
• Анализ процесса на соответствие регламенту — специалисты по процессам могут сравнить сгенерированную схему с описанной в регламенте. Например, если в регламенте предусмотрен этап согласования руководителем, а в схеме он отсутствует, это может указывать на отклонение или несоответствие реального процесса документации
• Подготовка к внедрению ИТ-систем — сгенерированная BPMN-схема может использоваться ИТ-специалистами как наглядная модель процесса, которую затем можно перенести в систему автоматизации. Например, если компания планирует внедрить решение для обработки заявок, то схема, созданная на основе реальных событий, позволяет точно воспроизвести логику процесса в новой системе — без необходимости вручную моделировать его с нуля
• Обучение сотрудников — сгенерированная BPMN-схема помогает наглядно объяснить процесс исполнителям и заинтересованным сторонам. Например, при внедрении нового порядка согласования договоров, схему можно использовать на презентации для сотрудников, чтобы показать, кто за что отвечает и в какой последовательности происходят шаги. Это снижает риски недопонимания и ускоряет адаптацию к изменениям

Структура и содержание шаблонного отчета

Ниже подробно разберем структуру шаблонного отчета, чтобы вы могли начать работу с ним.

Настройки конвертера

Для загрузки отчета, перейдите в Маркетплейс. Способы и этапы загрузки описаны на странице Шаблонные отчеты.

Чтобы сгенерировать схему, кликните Настройки конвертера, укажите источник данных и сопоставьте колонки с полями case_id, event и event_time.

Образ с данными

После загрузки данных они отображаются в образе в виде последовательности событий, подготовленных к генерации BPMN-схемы.

Генератор XML

Позволяет выбрать один или несколько сценариев выполнения процесса и сгенерировать BPMN-схему в формате XML. Также можно настроить отображение количества действий и переходов.

Просмотр XML

В этом разделе отображается готовая XML-разметка, которую можно скопировать и использовать в BPMN-редакторах.

Генерация BPMN-схемы

Ниже описываются основные функции шаблона — автоматическое создание BPMN-схемы на основе данных из событийного журнала.

• Назначение:
  • Автоматическое построение BPMN-схемы на основе таблицы логов событий. Схема формируется без ручного редактирования — в один клик по выбранному сценарию
• Основные метрики:
  • Сценарий — последовательность событий, через которые проходит процесс
  • Количество случаев — число уникальных процессов (заявок, заказов и т.п.), соответствующих данному сценарию
  • Длительность перехода — время между двумя последовательными событиями в процессе
• Виджеты:
  • Панель загрузки данных
  • Таблица сценариев для выбора цепочки событий

BPMN-схема генерируется автоматически на основе данных из таблицы логов.

В отчете вы можете:

• Выбрать один или несколько сценариев для построения схемы процесса

• Настроить отображение количества переходов и действий

• Проверить XML-разметку или скопировать ее для использования в BPMN-редакторах.

Использование результатов шаблонного отчета

С помощью сгенерированного визуального представления процесса можно:

• Оценить структуру процесса — наглядное отображение задач, событий и переходов позволяет понять, насколько логична и удобна текущая модель
• Обнаружить потенциальные сложности — визуализация помогает заметить избыточные шаги, сложные условия или дублирование

Схему можно включать в регламенты, использовать в презентациях, при согласовании процессов, для подготовки технических заданий или в качестве основы при внедрении ИТ-решений. Это помогает быстрее донести структуру процесса до команды и снизить риск недопонимания.

Настройка шаблонного отчета

Для загрузки отчета, перейдите в Маркетплейс. Способы и этапы загрузки описаны на странице Шаблонные отчеты.

Создание схемы

Чтобы создать схему, нажмите Настройки конвертера.

В открывшемся боковом окне нажмите Шаг 0: Обновить доступные таблицы. По завершении обновления в правом нижнем углу появится сообщение о выполненном действии.

Далее выберите таблицу для импортирования данных в таблицу revers_events и колонки для заполнения полей case_id, event и event_time, а затем нажмите Шаг 5: Загрузить данные.

Загруженные данные отобразятся в образе.

Генерация BPMN-схемы в формате XML-разметки

Чтобы сгенерировать BPMN-схему в формате XML-разметки, выберите один или несколько сценариев из таблицы, нажмите кнопку Сгенерировать XML и подтвердите действие.

Чтобы увидеть результат работы конвертера, кликните по кнопке Открыть XML.

Скопируйте полученные данные и сохраните их в файл с расширением .bpmn или .txt, чтобы сравнить события из BPMN-схемы с реальным процессом и проанализировать результат. Для анализа используйте шаблон Конвертация схемы BPMN в регламент процесса.

Пример генерации BPMN схемы процесса заявки на отпуск

В этом разделе мы покажем, как с помощью шаблона BPMN схема из регламента процесса сгенерировать BPMN-диаграмму на основе реальных данных из информационной системы.

В нашу модель данных загружена таблица events, содержащая логи событий по заявкам на отпуск. В примере ниже мы сосредоточимся на процессе Заявка на отпуск, где каждый случай проходит через несколько этапов: создание, согласование, одобрение или отклонение, а также уведомление сотрудника.

Воспользуемся шаблонным отчетом, чтобы получить:

• Структурированные данные о том, как развивается процесс
• Автоматически построенную BPMN-схему, с выявленными сценариями
• Подготовленные данные для последующего формирования регламентов, выявления отклонений или автоматизации

1. Чтобы создать схему, загрузим в нее данные. Для этого в дашборде кликнем по кнопке Настройки конвертера, расположенной в левом верхнем углу образа.
2. В открывшемся боковом окне нажмем кнопку Шаг 0: Обновить доступные таблицы. Далее, выберем таблицу для импортирования данных в revers_events и колонки для заполнения полей case_id, event и event_time, а затем нажмем Шаг 5: Загрузить данные.
3. Полученные данные отображаются в образе.
4. Чтобы сгенерировать XML, в таблице сценариев выберем сценарий и нажмем Сгенерировать XML.
5. После завершения нажмем Открыть XML.
6. Чтобы сохранить BPMN-файл, скопируем XML-код, вставим его в текстовый редактор и сохраним файл с расширением .bpmn.

Выводы по примеру

На основе загруженных данных из таблицы events была сгенерирована BPMN-схема процесса Заявка на отпуск. Анализ позволяет выявить ключевые особенности, временные показатели и потенциальные точки улучшения.

1. Стандартный сценарий процесса (REQ001).
   • Путь процесса: Создана заявка → Назначен руководитель → Рассмотрена руководителем → Одобрена → Уведомление отправлено
   • Общая длительность: 2 часа 45 минут
   • Самый длительный этап: От Создана заявка до Рассмотрена руководителем — 2 часа 15 минут
   • Участники:
     • Инициатор: сотрудник (ivanov)
     • Рассмотрение: руководитель (petrov)
     • Уведомление: автоматизированная система (hr_bot)
   • Вывод: Процесс, в целом, соответствует регламенту. Однако, задержка в 2 часа между созданием заявки и началом ее рассмотрения может быть критичной в случае срочных отпусков. Рекомендуется рассмотреть возможность автоматического уведомления руководителя
2. Нестандартный сценарий (REQ002).
   • Путь процесса: Создана заявка → Назначен руководитель → Рассмотрена руководителем → Одобрена → Уведомление отправлено
   • Общая длительность: 4 часа 30 минут
   • Причина отклонения: Недостаточно остатка отпускных дней
   • Примечание: Сотрудник не получил предупреждения о недостатке дней до подачи заявки
   • Вывод: Отклонение заявки после ее создания указывает на необходимость доработки системы — добавление предварительной проверки остатка отпускных дней до подачи заявки. Это позволит избежать повторных обращений и повысит удовлетворенность сотрудников
3. Анализ временных меток.
   • Минимальное время обработки: 2 ч 45 мин (REQ001)
   • Максимальное время обработки: 4 ч 30 мин (REQ002)
   • Среднее время ожидания ответа от руководителя: около 2-х часов
   • Вывод: Есть различия в скорости обработки заявок. Это может быть связано с разной загруженностью руководителей или отсутствием уведомлений о новых заявках. Для стабилизации процесса рекомендуется:
     • Установить SLA на рассмотрение заявки (например, не более 1 часа)
     • Настроить системные напоминания для руководителей
4. Возможности для автоматизации.
   • Уведомления: Часть уведомлений отправляется системой (hr_bot), что помогает сэкономить время сотрудников и снизить риск ошибок, связанных с человеческим фактором
   • Проверка остатка дней: Отсутствует автоматическая проверка перед подачей заявки, из-за чего растет риск повторных обращений
   • Назначение руководителя: Выполняется автоматически — корректно и эффективно
   • Вывод: Процесс частично автоматизирован. Для повышения эффективности и снижения нагрузки на сотрудников рекомендуется:
     • Добавить предварительную проверку остатка дней
     • Автоматизировать отправку уведомлений о статусе заявки на каждом этапе

Технические требования

Для корректной работы шаблона необходима таблица событий процесса с обязательными полями:

• case_id (String) — Идентификатор случая
• event (String) — Название события
• event_time (DateTime64) — Временная отметка события