Конвертация BPMN в регламент процесса

Шаблон позволяет превратить утвержденную BPMN-схему процесса в полноценную структуру данных для процессного анализа. Он автоматически формирует лог процесса, сопоставляет фактические данные с эталоном и помогает выявить ключевые отклонения: нарушения последовательности и превышение длительности этапов. Это позволяет бизнес-команде оперативно контролировать соответствие процессов утвержденным стандартам и выявлять узкие места.

Примеры использования

Отчет может использоваться в разнообразных сценариях, например:

• Контроль соблюдения регламента в отделе качества — сотрудники отдела качества могут использовать шаблон для выявления случаев, когда исполнители отклоняются от утвержденного процесса или не укладываются в нормативные сроки. Например, если в процессе согласования заявки этап «Проверка документа» выполняется дольше положенного, система автоматически помечает это как нарушение
• Анализ соответствия реального процесса утвержденной схеме — руководитель процесса может загрузить данные из системы исполнения и сравнить их с BPMN-схемой. Если в реальности появляются дополнительные этапы, которых нет в схеме, они подсвечиваются как излишние переходы
• Автоматическая генерация логов процесса — аналитики могут использовать шаблон для создания эталонных логов процесса на основе BPMN-схемы без ручного ввода данных. Это позволяет ускорить подготовку данных для процесс-майнинга и анализа
• Поиск возможностей для оптимизации — специалисты по непрерывному улучшению могут найти лишние переходы и длительные этапы, чтобы предложить изменения в регламент. Например, если этап «Подготовка отчета» регулярно занимает больше времени, чем планировалось, возможно, стоит пересмотреть методику или провести обучение сотрудников

Структура и содержание шаблонного отчета

Шаблон состоит из трех функциональных разделов:

• Процесс по BPMN
• Кнопка BPMN
• Излишние переходы
• Отклонения длительности

Процесс по BPMN

Раздел отображает эталонную последовательность этапов, полученную из BPMN-схемы. На ее фоне будут выявляться отклонения.

• Основные метрики:
  • Ветка процесса — один из возможных вариантов протекания процесса
  • Номер перехода — порядковый номер события в цепочке
  • Событие — название этапа
  • Следующее событие — указывает на последующий этап
• Виджеты:
  • Таблица событий с колонками: Ветка процесса, Номер перехода, Событие, Следующее событие
  • Карта процесса по BPMN — графическое представление этапов и их последовательности
• Возможности:
  • Возможность детализации каждой ветки
  • Сравнение с реальным процессом через другие образы

Кнопка BPMN

С помощью кнопки BPMN можно перейти к детальной информации для аналитики:

• Процесс по BPMN
• Излишние переходы
• Отклонения длительности

Кнопку BPMN можно встроить в любой дашборд. Для этого в образ добавьте плейсхолдер, сгенерированный скриптом CVB_one.

Пример конвертации BPMN схемы в регламент процесса

Ниже мы рассмотрим, как с помощью шаблона Конвертация BPMN в регламент процесса превратить утвержденную BPMN-схему в структуру данных, пригодную для анализа и сравнения с реальным процессом. В качестве примера используем процесс Обработка заказа в интернет-магазине, описанный в XML-файле.

Излишние переходы

Излишние переходы показывают, какие действия или последовательности встречаются в реальности, но отсутствуют в утвержденной схеме. Это особенно полезно, если в процессе появляются новые этапы, требующие формализации.

Собираемые метрики:

• Количество выполнений — количество выполнений сценария
• Дополнительные переходы — подсвечены красными стрелками
• Длительность переходов — медианная длительность дополнительных переходов

Под картой процесса располагается таблица, в которой содержатся следующие данные:

• ID случая
• Длительность случая
• Длительность дополнительных переходов
• Доля дополнительных переходов

Отклонения длительности

Отклонения длительности помогают понять, на каких этапах процесса время выполнения превышает норматив. Это позволяет выявлять узкие места и улучшать эффективность.

Собираемые метрики:

• Количество нарушений
• Количество экземпляров — количество выполнений процесса с отклонениями
• Длительность этапа с нарушениями — медианная длительность этапа с отклонением

Под картой процесса располагаются таблицы, в которых отображается длительность этапа и количество нарушений в разрезе сотрудников и случаев.

Использование результатов шаблонного отчета

Полученные данные — это инструмент для принятия решений. Например, если вы видите, что в 30% случаев появляется излишний этап, это может быть сигналом к тому, что BPMN-схема устарела и требует обновления.

Ключевые показатели можно интерпретировать следующим образом:

• Данные по излишним переходам показывают, в каких случаях сотрудники отклоняются от утвержденной схемы. Например, если в 20% случаев появляется событие «Дополнительная проверка», это может быть признаком либо ошибки, либо необходимости обновить BPMN-схему
• Отклонения длительности указывают на узкие места в процессе. Например, если этап «Согласование» занимает в среднем 3 часа вместо 1, это может свидетельствовать о перегрузке ответственного лица или сложностях в коммуникации

В результате анализа данных шаблонного отчета может потребоваться:

• Уточнить регламент — если излишние переходы встречаются часто, возможно, стоит внести их в BPMN-схему
• Пересмотреть нормативы времени — если фактическая длительность этапа превышает нормативную, возможно, норматив завышен
• Запустить обучение — если определенные сотрудники регулярно нарушают регламент, организовать обучение
• Внедрить контрольные точки — добавить автоматические проверки перед этапами, где часто возникают нарушения

Отчет также можно использовать:

• Для документирования процесса — BPMN-схема может быть использована как эталонный документ, описывающий как основные, так и альтернативные пути выполнения процесса
• Для согласования с командой — визуализация позволяет наглядно показать логику процесса, что особенно полезно при обсуждении изменений с руководителями и сотрудниками
• При внедрении ИТ-систем — схема может служить основой для автоматизации в ERP- или CRM-системах
• Для анализа эффективности — выявляются временные задержки между этапами

Настройка шаблонного отчета

Для загрузки отчета, перейдите в Маркетплейс. Способы и этапы загрузки описаны на странице Шаблонные отчеты.

Конвертация событий

Чтобы сконвертировать события из BPMN-схемы в процесс, кликните по кнопке Настройки конвертера. В открывшемся боковом окне вставьте BPMN-схему в формате XML-разметки и нажмите Конвертировать BPMN.

Сконвертированные события отобразятся в таблице и на карте процесса.

Сравнения событий процессов

Чтобы сравнить события процесса из BPMN-схемы с реальным процессом, перейдите в настройки конвертера и выполните следующие действия:

1. Кликните по кнопке Загрузить данные по процессу.
2. Нажмите Шаг 0: Обновить доступные таблицы.
3. Выберите таблицу для импортирования данных.
4. Выберите колонку для заполнения поля case_id.
5. Выберите колонку для заполнения поля event.
6. Выберите колонку для заполнения поля date_created.
7. Выберите колонку для заполнения поля author.
8. Нажмите кнопку Загрузить данные.

Чтобы увидеть результат сравнения, нажмите Сравнение событий процессов. Цветовая индикация подсказывает, когда событие из BPMN-схемы совпадает с реальным процессом, и когда отличается от него.

Настройка событий

В отчете есть возможность настраивать события.

Чтобы переименовать событие:

1. Выберите его из таблицы.
2. Нажмите Переименовать.
3. Укажите новое название события.
4. Подтвердите действие, нажав Выполнить.

Чтобы удалить событие:

1. Выберите его из таблицы.
2. Нажмите Удалить.
3. Подтвердите действие.

Чтобы обновить длительность события:

1. Выберите событие из таблицы.
2. Нажмите Обновить длительность события.
3. В открывшемся окне укажите длительность в формате 10д 10ч 10м 10с. Можно использовать любой набор единиц времени, например: 10д 10с или 5ч 30м.
4. Нажмите Выполнить.

Конвертация схемы в регламент

1. Чтобы загрузить BPMN-схему в систему, нажмем в дашборде кнопку Настройки конвертера, расположенную в левом верхнем углу образа.
2. Вставим XML-разметку, полученную из BPMN-редактора и кликнем по кнопке Конвертировать BPMN
3. Полученные данные отобразятся в образе.
4. Чтобы сравнить схему с фактическим исполнением перейдем в Настройки конвертера, нажмем Загрузить данные по процессу и выберем таблицу с историей выполнения процесса.
5. В открывшемся боковом окне нажмем Шаг 0: Обновить доступные таблицы.
6. Заполним колонки следующими данными:
   • case_id — уникальный идентификатор заказа
   • event — событие/этап
   • date_created — дата и время события
   • author — автор события
7. Нажмем Шаг 6: Загрузить данные.
8. После загрузки нажмем Сравнение событий процессов. Система подсвечивает зеленым цветом совпадающие события, красным — отличающиеся или отсутствующие события.

После того, как сравнение выполнено, мы можем перейти к следующим разделам:

• Процесс по BPMN — отображает эталонную последовательность этапов на основе загруженной схемы
• Излишние переходы — показывает действия, которых нет в BPMN-схеме. Например, если в реальности появилось событие Дополнительная проверка, его можно увидеть здесь. В нашем нашем примере нет излишних переходов, поэтому они не отображены в дашборде
• Отклонения длительности — сравнивает фактическое время выполнения этапов с нормативным. Например, если этап Отправлен курьером должен занимать не более 1 часа, а в реальности — 2, это отклонение фиксируется. В нашем примере отклонений деятельности не было найдено, поэтому они не отображены в дашборде.

Выводы по примеру

На основе анализа двух сценариев (стандартного и альтернативного) мы можем увидеть, как реальное исполнение процесса соотносится с утвержденной схемой, выявить слабые места и наметить пути улучшений:

1. Стандартный сценарий (ORDER001):
   • Путь: Заказ создан → Оплата получена → Заказ упакован → Отправлен курьером → Конец
   • Общая длительность: 6 часов
   • Самый длительный этап: Оплата получена → Заказ упакован — 3 часа
   • Вывод: процесс соответствует регламенту, но длительность этапа упаковки может быть оптимизирована
2. Альтернативный сценарий (ORDER002):
   • Путь: Создана заявка → Назначен руководитель → Рассмотрена руководителем → Одобрена → Уведомление отправлено → Конец
   • Общая длительность: 8 часов
   • Причина задержки: задержка в согласовании
   • Вывод: необходимо автоматизировать уведомление руководителя или установить SLA
3. Анализ временных меток:
   • Минимальное время обработки: 6 часов (ORDER001)
   • Максимальное время обработки: 8 часов (ORDER002)
   • Вывод: разница в 2 часа может быть сокращена за счет автоматизации
4. Возможности для автоматизации:
   • Автоматическое уведомление руководителя
   • Проверка наличия оплаты перед упаковкой
   • Отправка уведомлений клиенту на каждом этапе

Технические требования

1. Для работы конвертации BPMN в регламент процесса необходим файл .bpmn с разметкой XML.
2. Для сравнения реального процесса с регламентом, основанным на BPMN, необходима таблица, в которой содержится лог из информационной системы: Примечание: Структура таблицы может быть шире описанной
   • case_id (String) — Идентификатор случая
   • author (String) — ФИО сотрудника
   • event (String) — Название события
   • date_created (DateTime64) — Временная отметка события