От закупки до оплатыLTS

В этой статье

От закупки до оплаты

Шаблон помогает выявить отклонения и узкие места в цикле закупочного процесса (P2P) — от инициации заявки до оплаты счета. Этот инструмент позволяет оценить эффективность каждого этапа, проанализировать влияние сотрудников и контрагентов на сроки выполнения, а также автоматически сформировать рекомендации по оптимизации.

Примеры использования

Шаблон помогает решать конкретные бизнес-задачи, связанные с анализом цикла P2P. Ниже приведены примеры, демонстрирующие, как можно использовать этот шаблон в работе.

Анализ подпроцессов по числовым показателям — менеджеры по развитию процессов могут использовать отчет для выявления узких мест. Например, если длительность перехода от заявки к заказу превышает норматив, отчет показывает, где именно процесс замедляется, и помогает определить точку для оптимизации
Оценка нагрузки сотрудников — руководители отделов закупок могут отслеживать участие сотрудников в каждом подпроцессе. Например, если один специалист обрабатывает непропорционально много заявок, отчет помогает перераспределить задачи или инициировать автоматизацию
Анализ сезонности заявок — экономический отдел может рассматривать динамику инициирования заявок по периодам. Например, отчет фиксирует рост активности в конце квартала, что позволяет заранее предусмотреть дополнительные бюджеты и ресурсы
Контроль жизненного цикла договоров — юристы могут проверять корректность формирования договоров и соблюдение сроков их исполнения. Например, отчет помогает выявить случаи, когда договор был заключен с задержкой и это привело к срыву поставки
Оценка работы с контрагентами — менеджеры и финансовые директоры могут анализировать зависимость длительности процессов от поставщиков. Например, отчет показывает, что один из контрагентов стабильно задерживает согласование, и это становится основанием для пересмотра условий договора
Отслеживание влияния изменений в системе — менеджеры по эффективности процессов и ИТ-специалисты могут использовать отчет для анализа динамики процессов по месяцам и годам. Например, после доработки ERP можно оценить, ускорилось ли прохождение этапа согласования или наоборот появились новые задержки
Мониторинг исполнения процессов на схемах — бизнес-аналитики могут использовать карту процесса для визуального анализа. Например, отчет позволяет увидеть, что часть согласований выполняется параллельно, а часть — последовательно, что влияет на общую длительность

Структура отчета

После выполнения настроек формируется готовый к использованию отчет. Он состоит из холста с данными и четырех функциональных разделов, каждый из которых отражает один из аспектов анализа цепочки P2P:

Холст с данными

После загрузки данных они отображаются на холсте в виде последовательности событий в дашборде От закупки до оплаты.

Инициирование закупки

Инициирование заявки — первый шаг в цикле P2P. На этом этапе создаются заявки, которые запускают весь процесс закупок. Если на этом этапе возникают задержки или ошибки, они могут «накапливаться» на последующих этапах. Этот раздел помогает понять, как эффективно работает система инициации, кто чаще всего создает заявки и какие организации наиболее активны.

Назначение:
- Анализ этапа создания закупочных заявок: выявление частоты инициации, участников процесса и возможных проблем
- Оценка нагрузки на сотрудников и организаций, участвующих в создании заявок
- Выявление тенденций по периодам и организациям
Основные метрики:
- Количество заявок по организациям — показывает, сколько заявок было создано каждой закупающей организацией. Это помогает определить, какие подразделения наиболее активны в процессе инициации
- Длительность от заявки до заказа — отражает время, затраченное на переход от создания заявки к формированию заказа. Высокие значения могут указывать на сложности согласования или технические проблемы
- Количество событий по сотрудникам — позволяет оценить, кто из сотрудников чаще всего участвует в процессе инициации. Высокая концентрация событий у одного человека может указывать на перегрузку
Виджеты:
- Карта заявок на закупку — показывает количество событий для каждого шага и визуализирует ключевые события инициации: от создания позиции заявки до ее завершения
- Гистограмма количества событий по сотрудникам — отображает распределение событий между сотрудниками и помогает выявить перегруженных работников или неактивных участников процесса
- График количества заявок по периодам — показывает динамику создания заявок по времени и помогает выявить пики активности или сезонные изменения
- График количества заявок и длительности по закупающей организации — сравнивает количество заявок и среднее время выполнения для каждой организации и помогает выявить организации с высокой нагрузкой или проблемными процессами

В разделе вы можете:

Просматривать данные конкретного подразделения
Просматривать подробную информацию о каждом событии для конкретной заявки
Просматривать данные конкретного сотрудника

Формирование договора

На этом этапе устанавливаются сроки, цены и ответственные стороны. Любые задержки или ошибки на этом этапе могут привести к проблемам на последующих этапах. Этот раздел помогает контролировать соблюдение регламентов, выявлять «узкие горлышки» и анализировать эффективность процесса.

Назначение:
- Анализ этапа создания и оформления договоров: выявление времени выполнения, участников процесса и возможных проблем
- Оценка эффективности формирования договоров через метрики ускорения и замедления
- Выявление тенденций по периодам и сотрудников, наиболее активно участвующих в процессе
Основные метрики:
- Ускорение и замедление процесса — показывает, насколько быстро или медленно выполняется процесс формирования договора
- Количество событий по сотрудникам — позволяет оценить, кто из сотрудников чаще всего участвует в процессе формирования договоров. Высокая концентрация событий у одного человека может указывать на перегрузку
- Динамика формирования договоров по периодам — отображает изменение количества созданных договоров со временем. Помогает выявить пики активности или сезонные изменения
- Контроль формирования договоров — отображает информацию о каждом сформированном договоре, включая дату формирования и дату заведения в систему. Позволяет контролировать соблюдение SLA по разнице между этими датами, что нужно для отслеживания сроков обработки договоров
Виджеты:
- Карта формирования договора — показывает количество событий для каждого шага и визуализирует ключевые события формирования договора: от создания позиции заказа до регистрации прихода товара
- Гистограмма количества событий по сотрудникам — отображает распределение событий между сотрудниками и помогает выявить перегруженных работников или неактивных участников процесса
- График динамики формирования договоров по периодам — показывает изменение количества созданных договоров со временем и помогает выявить пики активности или сезонные изменения
- Таблица контроля формирования договоров — содержит подробную информацию о каждом договоре, включая номер, дату формирования и дату заведения в систему, и позволяет отслеживать точное время выполнения каждого шага

В разделе вы можете:

Просматривать данные конкретного договора
Просматривать подробную информацию о каждом событии для конкретного периода
Просматривать данные конкретного сотрудника

Управление снабжением

На этом этапе происходит контроль поставок, проверка качества товаров и их регистрация, что помогает отслеживать эффективность процесса управления снабжением, выявлять задержки или аномалии в работе с контрагентами и номенклатурой.

Назначение:
- Анализ этапа управления поставками: выявление времени выполнения, участников процесса и возможных проблем
- Оценка эффективности работы с контрагентами и номенклатурой через метрики ускорения и замедления
- Выявление тенденций по периодам и сотрудников, наиболее активно участвующих в процессе
Основные метрики:
- Ускорение и замедление процесса — показывает, насколько быстро или медленно выполняется процесс управления снабжением по сравнению с нормативами
- Количество событий по сотрудникам — позволяет оценить, кто из сотрудников чаще всего участвует в процессе управления снабжением. Высокая концентрация событий у одного человека может указывать на перегрузку
- Группы номенклатуры — отображает процент принятых и отклоненных позиций для каждой группы номенклатуры. Это помогает выявить категории товаров, которые часто вызывают проблемы
- Номенклатура — содержит подробную информацию о каждом товаре, включая процент принятых и отклоненных позиций
- Контроль соблюдения жизненного цикла — сравнивает желаемую дату поставки с фактической, что помогает оценить точность прогнозирования и исполнения сроков
Виджеты:
- Карта управления снабжением — визуализирует ключевые события управления снабжением
- Гистограмма количества событий по сотрудникам — отображает распределение событий между сотрудниками и помогает выявить перегруженных работников или неактивных участников процесса
- Таблица групп номенклатуры — показывает процент принятых и отклоненных позиций для каждой группы номенклатуры и помогает выявить категории товаров, которые часто вызывают проблемы
- Таблица номенклатуры — содержит подробную информацию о каждом товаре, включая процент принятых и отклоненных позиций и позволяет отслеживать точное время выполнения каждого шага
- Таблица контроля соблюдения жизненного цикла — сравнивает желаемую дату поставки с фактической, что помогает оценить точность прогнозирования и исполнения сроков

В разделе вы можете:

Просматривать данные конкретного договора или контрагента
Просматривать данные конкретного сотрудника

Оплата счета

Оплата счета — финальный этап в цикле P2P, который влияет на отношения с поставщиками и управление денежными потоками. Этот раздел помогает отслеживать своевременность оплат, выявлять аномалии в работе с контрагентами и анализировать эффективность процесса.

Назначение:
- Анализ этапа оплаты счетов — выявление времени выполнения, участников процесса и возможных проблем
- Оценка эффективности работы с контрагентами через метрики ускорения и замедления
- Выявление тенденций по периодам и сотрудников, наиболее активно участвующих в процессе
Основные метрики:
- Ускорение процесса — показывает, насколько быстро выполняется процесс оплаты счета по сравнению с нормативами
- Количество событий по сотрудникам — позволяет оценить, кто из сотрудников чаще всего участвует в процессе оплаты счетов. Высокая концентрация событий у одного человека может указывать на перегрузку
- Зависимость количества экземпляров и длительности от контрагентов — отображает количество счетов и среднее время их обработки для каждого контрагента. Это помогает выявить контрагентов, которые часто задерживают или ускоряют процесс
- Распределение суммы — показывает, как распределяются суммы платежей по различным диапазонам. Благодаря такому анализу можно отфильтровать данные, например, по платежам с высокой или низкой стоимостью, и изучить конкретные случаи, где были зафиксированы значительные или, наоборот, незначительные траты
Виджеты:
- Карта оплаты счета — визуализирует ключевые события оплаты счета: от регистрации поступления счета до его очистки и показывает количество событий для каждого шага
- Гистограмма количества событий по сотрудникам — отображает распределение событий между сотрудниками и помогает выявить перегруженных работников или неактивных участников процесса
- График зависимости количества экземпляров и длительности от контрагентов — показывает количество счетов и среднее время их обработки для каждого контрагента и помогает выявить контрагентов, которые часто задерживают или ускоряют процесс
- Гистограмма распределения суммы — отображает распределение сумм платежей по диапазонам и помогает понять структуру затрат и выявить аномально большие или малые платежи

В разделе вы можете:

Просматривать данные конкретного заказа
Просматривать данные конкретного сотрудника

Использование результатов шаблонного отчета

После построения отчета важно извлечь полезные выводы: выявить отклонения, улучшить регламенты, подготовить документацию. Ниже приведены рекомендации, как интерпретировать результаты и использовать их для улучшений.

Выявление отклонений и нестандартных ситуаций

Если по одному и тому же договору счет оплачивается многократно — риск финансовой ошибки
Если поставка приходит значительно раньше или позже — нарушается план производства или складская логистика
Если один и тот же сотрудник участвует в 90 % операций — возможна перегрузка или отсутствие резерва

Действия, которые можно предпринять

Пересмотреть договорные условия с контрагентами, у которых низкий процент приемки
Внедрить контроль за дублированием оплат, если обнаружены аномальные ускорения
Проверить настройки RPA, если роботы выполняют операции, которые должны быть ручными
Обучить сотрудников, если определенные группы номенклатуры регулярно отклоняются из-за ошибок при приеме

Настройка шаблонного отчета

Чтобы начать работу с отчетом, загрузите его из Маркетплейса. Способы и этапы загрузки описаны на странице Шаблонные отчеты.

После загрузки отчета в пространство:

Перейдите в дашборд От закупки до оплаты Настройки, выберите подходящий случай и кликните по кнопке Обновить доступные таблицы, расположенной в верхней части образа.
После обновления выберите таблицы для импорта данных и колонки для заполнения полей, а затем нажмите Выполнить переливку данных.
Загруженные данные отобразятся на холсте в дашборде От закупки до оплаты.

Настройка границ процессов

Для точного анализа цикла P2P важно правильно определить начальные и конечные события каждого подпроцесса. Это позволяет системе корректно вычислять длительность этапов, отслеживать SLA и формировать визуализации.

Откройте окно настроек: нажмите Настройки, затем выберите пункт Границы процессов.
Выберите начальные и конечные события для каждого подпроцесса — для каждого этапа P2P необходимо указать ключевые события, которые будут считаться началом и концом процесса.
Задайте SLA для каждого этапа:
- В поле SLA от заявки до заказа, в днях укажите нормативное время выполнения этапа инициирования заявки
- В поле SLA формирования договора, в днях — нормативное время для этапа Формирование договора
- Аналогично настройте SLA для других этапов
Настройте контроль SLA — в поле Контроль SLA, дней укажите допустимый период для соблюдения SLA. Контроль SLA рассчитывается как разница в днях между фактическим формированием договора и моментом его занесения в систему. Например, если установлено значение «1 день», это означает, что договор должен быть занесен в систему не позднее, чем через 1 день после его фактического формирования.

Настройка сотрудников

Для корректного анализа участия сотрудников в процессах P2P важно правильно классифицировать их роли и типы. Это позволяет системе различать действия реальных людей и автоматизированных процессов.

Откройте окно настроек: нажмите Настройки, затем выберите пункт Сотрудники.
Настройте типы сотрудников: выберите нужную запись и нажмите Редактировать.
Укажите тип:
- Человек — участник процесса, реальный сотрудник компании
- Робот — автоматизированная задача или RPA-процесс
Для сохранения изменений нажмите кнопку Выполнить.

Пример анализа цикла P2P с помощью шаблона «От закупки до оплаты»

В этом разделе мы покажем, как с помощью шаблона «От закупки до оплаты» проанализировать реальные данные закупочного цикла и выявить ключевые отклонения, узкие места и возможности для оптимизации.

В нашу модель данных загружены таблицы событий и случаев по полному циклу P2P: от создания заявки до оплаты поставщику.

С помощью шаблона мы получим:

Структурированные данные о том, как развивается процесс
Автоматически построенные карты процессов с выявленными сценариями
Подготовленные данные для последующего формирования регламентов, выявления отклонений или автоматизации

Загрузка и настройка данных

Чтобы запустить анализ:

Перейдем в дашборд От закупки до оплаты Настройки.
В открывшемся окне нажмем Обновить доступные таблицы.
Выберем режим Разделенный процесс и сопоставим таблицы.
- Инициирование закупки:
  - Таблица случаев: P2P_cases_pr
  - Таблица событий: P2P_events_pr
  - Поля: case_id, purch_req_num, purch_org, user_name, event_name, event_time
- Формирование договора:
  - Таблица случаев: P2P_cases_po
  - Таблица событий: P2P_events_po
  - Поля: case_id, case_id_pr, purch_doc_num, purch_doc_date, user_name, event_name, event_time
- Управление снабжением:
  - Таблица случаев: P2P_cases_wm
  - Таблица событий: P2P_events_wm
  - Поля: case_id, case_id_po, material_group, vendor_name, expected_date, user_name, event_name, event_time
- Оплата счета:
  - Таблица случаев: P2P_cases_iv
  - Таблица событий: P2P_events_iv
  - Поля: case_id, case_id_po, net_order_val, vendor_name, user_name, event_name, event_time
Нажмем Выполнить переливку данных.
Перейдем в дашборд От закупки до оплаты, кликнем Настройки, выберем Границы процессов и зададим:
- Инициирование закупки: начало — Создать позицию внутренней заявки, конец — Утвердить позицию внутренней заявки
- Формирование договора: начало — Создать позицию заказа, конец — Утвердить позицию заказа
- Управление снабжением: начало — Создать позицию снабжения, конец — Принять качество снабжения или Отклонить качество снабжения
- Оплата счета: начало — Создать оплату, конец — Оплатить счет
Установим SLA.

После настройки данные отображаются на холсте в виде временных цепочек событий по каждому случаю.