Универсальный проект Process MiningLTS

Шаблонный отчет «Универсальный проект PM» предназначен для анализа фактического хода бизнес-процесса на основе логов событий. Он помогает выявить реальные сценарии выполнения процессов, обнаружить отклонения от регламентов, определить проблемные зоны и оценить фактическую производительность. С его помощью можно не только визуализировать процессы, но и принимать обоснованные решения об оптимизации.

Готовый отчет позволяет запустить процессную аналитику в течение нескольких часов: достаточно загрузить данные — и система автоматически построит Карту полных выполнений, рассчитает ключевые метрики и выявит области потерь времени, возникновения рисков и снижения эффективности.

Примеры использования

Шаблон помогает, когда нужно понять, как в компании действительно выполняются процессы — не по диаграммам, а на основе фактических данных. Это особенно важно, когда процессы сложные, задействуют множество участников или динамически меняются.

Оптимизация обработки клиентских заявок. Руководитель направления может использовать отчет, чтобы получить объективную картину: где в процессе возникают задержки, какие этапы выполняются дольше остальных, сколько раз сотрудники возвращаются к уже пройденным шагам. Эти данные позволяют выявить проблемные зоны и определить, что именно замедляет процесс — например, лишние согласования, повторные проверки или нарушения в передаче задач между подразделениями. На основе этого руководитель принимает управленческие решения: меняет последовательность этапов, перераспределяет нагрузку или запускает пилотные улучшения.

Аудит процесса на соответствие регламенту. Бизнес-аналитик, проводящий аудит процесса, получает с помощью отчета точные данные о фактическом выполнении — не на основе опросов или предположений, а по логам событий. Он может сравнить реальное поведение сотрудников с описанными в регламенте сценариями, обнаружить отклонения, обходные пути или неформальные практики. Эти наблюдения ложатся в основу аналитической записки, где предлагаются конкретные шаги по оптимизации: от устранения лишних этапов до корректировки SLA. SLA (Service Level Agreement) — согласованный уровень обслуживания, например нормативное время выполнения процесса.

Подготовка процесса к автоматизации. Владелец процесса может использовать отчет как инструмент для принятия решений о развитии и автоматизации. Он видит, какие участки процесса требуют наибольших затрат времени, где происходят повторные действия и на каких этапах снижается вероятность успешного результата. Это позволяет не только сформулировать инициативу по автоматизации, но и обосновать ее — с расчетами, визуализацией и прогнозом эффекта. Такой подход делает предложения прозрачными и понятными для заинтересованных сторон.

Обучение сотрудников. Методолог получает из отчета готовую и достоверную Карту полных выполнений, которая отражает, как он действительно протекает. Это позволяет создавать инструкции, шаблоны действий и обучающие материалы на основе реальных шагов сотрудников, а не гипотетических схем. Такие материалы в значительной степени полезны для онбординга, проведения внутренних тренингов или актуализации нормативной документации.

Целевая аудитория

Шаблон «Универсальный проект PM» полезен для тех, кто отвечает за эффективность, прозрачность и развитие бизнес-процессов в компании.

Владельцы процессов и руководители подразделений могут использовать его для регулярного контроля за выполнением ключевых операций, выявления проблемных точек и принятия решений по оптимизации. Это инструмент, который дает достоверную картину происходящего и помогает обоснованно управлять изменениями.

Бизнес-аналитики и методологи могут получать фактические данные о ходе процессов, с которыми можно работать при проведении аудита, построении реалистичных моделей и разработке пользовательских сценариев. Это особенно важно, когда реальные действия сотрудников отличаются от регламентных схем.

Специалисты по качеству и внутреннему контролю могут отслеживать соблюдение стандартов, выявлять отклонения от утвержденных процедур и находить причины несоответствий в процессах.

Команды, занимающиеся автоматизацией процессов, получают наглядный источник информации, какие действия можно роботизировать и где вложения в автоматизацию принесут наибольшую отдачу. А сотрудники проектных офисов могут использовать отчет как базу для мониторинга инициатив, оценки эффектов изменений и аргументации новых проектов.

Структура и содержание шаблонного отчета

Ниже подробно разберем структуру шаблона, чтобы вы могли начать работу с ним.

Отчет включает несколько разделов, каждый из которых фокусируется на определенном аспекте анализа бизнес-процессов. Все данные собираются автоматически на основе логов событий, и сразу после загрузки данных пользователь получает готовую аналитическую картину — без необходимости ручной настройки.

Шаблон состоит из блока настроек и следующих функциональных разделов:

• Панель метрик
• Карта полных выполнений
• Детализация по заявкам
• Дополнительные виджеты

Панель метрик

Это сводный обзор по процессу, который помогает быстро оценить его общую эффективность. Здесь отображаются ключевые показатели: сколько экземпляров процесса прошло за выбранный период, какова медианная длительность, сколько заявок было завершено в срок и насколько процесс укладывается в заданный SLA. Такой обзор позволяет сразу понять, есть ли в процессе признаки отклонений от установленного регламента.

Карта полных выполнений

Карта полных выполнений визуализирует фактическую структуру процесса на основе данных. Она показывает, какие этапы реально проходят заявки, в каком порядке, сколько времени уходит на каждый шаг и где происходят возвраты или повторные действия. Можно наглядно увидеть места с пониженной эффективностью, а также сравнить сценарии выполнения между разными подразделениями или группами. Карта интерактивна: можно выбирать узлы и переходы, фильтровать их по длительности, событиям и участникам.

Детализация по заявкам

Раздел предназначен для точечного анализа отдельных кейсов. В нем представлена таблица с данными по каждой заявке: длительность выполнения, сумма, количество доработок, финальный статус. Здесь наглядно показано, почему конкретная заявка отклонилась от нормы или не была выполнена в срок. Также доступны функции фильтрации, сортировки и ручного комментирования.

Дополнительные виджеты

Помимо основных разделов, в шаблоне доступны дополнительные виджеты, расширяющие возможности анализа. Например, можно открыть раздел по сотрудникам, чтобы увидеть, кто и в каком объеме участвует в выполнении процессов, или раздел по этапам, чтобы понять, какие шаги выполняются чаще других и насколько равномерно распределена нагрузка.

Благодаря этой структуре шаблон охватывает как общую картину, так и конкретные детали: от стратегических выводов до анализа отдельной заявки. Пользователь может двигаться от высокоуровневых показателей к подробным данным, находить закономерности и принимать обоснованные решения по развитию процессов.

Использование результатов шаблонного отчета

Шаблонный отчет — это не только способ визуализировать данные о процессах. Это полноценный инструмент для принятия управленческих решений, который помогает понять, где в реальных сценариях происходят сбои, потери времени или отклонения от стандартов.

Интерпретация ключевых метрик. Вы можете увидеть, какие этапы занимают больше всего времени, где в процессе происходят возвраты и повторения, какой процент заявок укладывается в заданный SLA. Эти данные позволяют объективно оценить производительность и своевременность выполнения операций.

Выявление отклонений. Шаблон показывает, насколько фактическое выполнение процессов соответствует утвержденным регламентам. Он помогает обнаружить обходные сценарии, переработки, необоснованные задержки или слишком долгие этапы, которые не предусмотрены нормативной моделью. Это особенно важно, когда реальная практика отклоняется от установленного регламента.

Запуск конкретных изменений. Руководители и аналитики получают основание для оптимизации процессов: исключения лишних этапов, устранения точек с высокой нагрузкой, пересмотра логики маршрутов. Например, вы можете определить повторяющиеся действия, которые подходят для автоматизации. Настройка SLA и контроль его соблюдения становятся не формальными задачами, а понятной и управляемой деятельностью. Отчет также помогает повысить прозрачность процессов внутри организации и улучшить качество данных, на которых базируются бизнес-решения.

Подготовка документации и улучшение управления знаниями. На основе визуализации и Карты полных выполнений удобно разрабатывать инструкции, шаблоны для онбординга и внутренние регламенты. Это особенно актуально при масштабировании процессов или их пересмотре.

Сравнение эффективности процессов между подразделениями. Отчет можно применить при сопоставительном анализе (бенчмаркинге). Он позволяет увидеть, где лучшие практики уже работают, и применить их в других частях организации.

Настройка шаблонного отчета

Для загрузки шаблона перейдите в Маркетплейс. Способы и этапы загрузки описаны на странице Шаблонные отчеты.

После установки шаблона в рабочее пространство необходимо подключить данные, на основе которых будет строиться отчет. Для этого перейдите во вкладку Модель данных пространства и нажмите кнопку + Добавить таблицу. Загрузите две таблицы: cases и events. Это ключевые источники, на которых основана аналитика шаблона.

Все события внутри одного case_id формируют хронологическую последовательность, на основании которой система строит Карту полных выполнений и рассчитывает длительность этапов.

Дополнительно можно загружать справочники, связанные с cases. Главное условие — наличие поля, по которому можно настроить связь многие к одному. Вспомогательные таблицы позволяют расширить аналитику: добавлять контекст (например, тип клиента или подразделение), настраивать фильтрацию и сравнительный анализ.

После загрузки установите связи между таблицами: events должна быть связана с cases по полю case_id связью многие к одному. Нажмите кнопку Добавить. Также необходимо, чтобы структура была отражена в модели процесса: указаны поля для идентификаторов, событий и временных меток.

Подробнее о загрузке таблиц можно узнать на странице Настройка модели данных.

Загрузив таблицы, откройте дашборд Заливка данных по универсальному отчёту PM.

Нажмите Шаг 0: Обновить доступные таблицы. По завершении обновления в правом нижнем углу появится сообщение о выполненном действии.

Выполните сопоставление полей — система предложит выбрать, какие столбцы из ваших таблиц соответствуют необходимым параметрам (времени, названию этапа, исполнителю и т. д.).

Выберите таблицы для импортирования данных в таблицы events и cases и колонки для заполнения полей case_id, user_name, event_name и event_time, затем нажмите Шаг 8: Выполнить переливку данных. Система проведет обработку данных и подготовит их к анализу.

Далее откройте основной дашборд PM универсальный отчёт и нажмите кнопку Настройки, чтобы настроить параметры анализа.

В раскрывающемся списке нажмите Границы разреза, откроется боковая панель.

В параметрах укажите начальное и конечное события: определите, с какого этапа ваш процесс начинается и каким действием завершается. Выделите позитивные и негативные исходы — например, успешно завершенную заявку и заявку, закрытую с отклонением. Здесь же задайте SLA.

Для настройки разрезов анализа нажмите Настройки, в раскрывающемся списке кликните Разрезы анализа. Откроется боковая панель с тремя вкладками:

• Разрезы доработок и Разрезы вариации — укажите, в каких разрезах будут отображаться автогипотезы по доработкам и длительным переходам (например, по сотруднику, по типу договора, по категории товара и т. д.)
• Разрезы анализа — настройте отображение информации по количеству случаев и длительности процесса по добавленным разрезам. Вкладка доступна только в шаблонном отчете «Универсальный проект PM»

С помощью кнопки Автозаполнение в качестве разрезов доработок и вариации выбираются все поля строкового типа из таблицы cases, а также поле user_name из таблиц reworks или transitions, в зависимости от вкладки, в которой выполняется автозаполнение. При автозаполнении разрезов анализа выбираются только поля строкового типа из таблицы cases.

После того как все параметры заданы, шаблон готов к работе. Отчет автоматически рассчитывает ключевые показатели, строит Карту полных выполнений и дает возможность анализировать данные на уровне всей модели, отдельных этапов или конкретных заявок.

Пример анализа процесса оформления заявки на ипотеку

В качестве примера разберем анализ процесса оформления заявки на ипотеку.

Чтобы провести анализ, необходимо сначала загрузить таблицы с данными в модель данных рабочего пространства и задать настройки процесса в дашборде.

Перейдем в модель данных нашего рабочего пространства. Загрузим две таблицы: одну — с событиями процесса и другую — с дополнительными данными по каждому объекту, а именно с суммой по заявке. Настроим связь между таблицами events и cases.

Откроем дашборд Заливка данных по универсальному отчёту PM. Обновим доступные таблицы, выполним сопоставление полей и нажмем кнопку Шаг 8: Выполнить переливку данных.

Перейдем в дашборд PM универсальный отчёт, нажмем кнопку Настройки и кликнем Границы разреза. В открывшейся боковой панели зададим начальные и конечные события процесса, позитивные и негативные завершения. Параметры можно оставить пустыми, если в процессе не предусмотрены негативные или позитивные завершения. Далее зададим SLA.

Затем нажмем кнопку Настройки и кликнем Разрезы анализа. В открывшейся боковой панели настроим отображение информации по количеству случаев и длительности процесса. В шаблоне появляется виджет Зависимость количества и длительности.

После того как настройка выполнена, отчет предоставляет визуализацию, а именно: метрики по процессу, успешные и неуспешные завершения и их стоимость.

В виджетах отображается корреляция между успешно выданными кредитами и доработками, которые возникают в процессе. Например, мы видим, что успешных экземпляров становится меньше, а число доработок увеличивается. Это позволяет предположить, что чем больше доработок, тем меньше вероятность выдачи кредита.

Отчет также содержит Карту полных выполнений. Она интерактивна, и с помощью клика по событию или переходу между событиями можно отфильтровать как сам виджет, так и весь дашборд целиком. Например, отобразим сценарии, в которых присутствует событие Отказ клиента от оформления.

Для этого:

• Кликнем на этап Отказ клиента и нажмем флажок
• В появившемся окне в раскрывающемся списке выберем тип события Присутствует и нажмем Применить

Карта полных выполнений перестраивается и отображает только те сценарии, где есть событие Отказ клиента.

Все данные в дашборде также пересчитаны в соответствии с примененным фильтром.

В отчете можно использовать различные фильтры. Например, можно измерить время от оформления заявки до отказа клиента. Для этого:

• Поочередно нажмем на этапы и кликнем на иконку со стрелками и галочкой
• В появившемся окне в раскрывающемся списке выберем тип события Присутствует и нажмем Применить
• В результате применения фильтра Карта полных выполнений перестроилась. В панели метрик видим, что обычно этот участок процесса выполняется в пределах 26 дней

Перейдем к разделу автоматической аналитики. При нажатии на кнопку Исследовать запускается скрипт, проверяющий различные гипотезы. Для каждой подтвержденной гипотезы скрипт строит визуализацию, которая затем отображается в дашборде.

Сначала происходит вычисление определенных метрик, затем проверяются гипотезы. Если гипотезы подтверждаются, они добавляются в разметку, и мы видим готовый виджет в дашборде. Таким образом, система автоматически показывает только то, на чем нужно сфокусироваться для достижения результата.

Отчет предлагает два варианта ускорения процесса.

Первый вариант — это снижение числа повторных выполнений этапов процесса. Система анализирует процесс и выявляет, как можно его ускорить. В нашем случае можно ускорить процесс на 4 дня и 15 часов.

Чтобы увидеть этапы процесса с наибольшим потенциалом для оптимизации, нажмем кнопку Исследовать.

Видим, что этап Выбор с клиентом предложения имеет наибольший потенциал для ускорения. Система показывает, что в этапе было более 3000 случаев повторных выполнений. Из-за этого процесс замедлился на 34 дня при медианной длительности в 1 день. Отчет помог определить проблемную зону, основанную на реальных логах событий.

Мы также можем выявить, кто из сотрудников влияет на замедление выполнения процесса. Например, доработка заявки сотрудником Глебов Роман Сергеевич увеличивает длительность процесса на 51 день.

Чтобы увидеть детальную информацию, кликнем на имя сотрудника. В открывшейся боковой панели отображается Карта замедленных выполнений, в которой цикл с доработками выделен красным цветом. Здесь также отображаются динамика доработок в виде распределения доработок по периодам и проблемные заявки.

Ниже мы видим заявку, которая выполнялась на 92 дня дольше из-за доработки.

Аналогичным образом можно проанализировать и другие этапы процесса.

Система понимает, какие этапы в процессе можно ускорить, и фокусирует наше внимание на них.

Например, этап Ввод данных объекта можно ускорить на 1 день и 22 часа. При нажатии на имя открывается вкладка с данными по сотруднику, что помогает детально изучить его работу и выявить причины замедлений. Это может стать основанием для назначения обучения тем сотрудникам, кто выполняет этапы дольше, чтобы снизить длительность исследуемого процесса.

Как мы выявили ранее, чем больше доработок, тем меньше выдано кредитов. Поэтому, сокращая доработки, мы можем не только ускорить процесс, но и потенциально увеличить прибыль.

Второй вариант ускорения процесса — это использование лучших практик при обработке заявок. Нажмем Исследовать, чтобы увидеть этапы, которые можно оптимизировать.

Например, после подписания окончательного графика много времени может уходить на проверку заявки. В 25 % случаев этот этап занимает 2,5 часа, но в 25 % других этот переход длится 13 дней. Это означает, что, если в некоторых случаях этап выполняется за короткое время, есть потенциал для оптимизации процесса и сокращения его длительности в остальных.

Здесь также можно увидеть, кто из сотрудников влияет на замедление выполнения этапа. Например, сотрудник Смирнов Семён Матвеевич затратил на выполнение 78 дней при целевом показателе 2,5 часа.

Кликнем на имя сотрудника для просмотра детализации. В открывшейся боковой панели отображается длительность перехода между подписанием и проверкой, выделенная красным цветом, а также соответствующие заявки.

Таким образом, система автоматически анализирует процесс, фокусируется на проблемных точках и предлагает те гипотезы, которые позволят достичь наибольшего эффекта.

Выводы по примеру

С помощью шаблонного отчета «Универсальный проект PM» получилось:

• Проанализировать общую картину процесса
• Рассмотреть динамику изменения количества и стоимости заявок в разрезе месяца и года
• Рассмотреть зависимость успеха от доработок
• Провести мониторинг реального выполнения процесса на Карте полных выполнений
• Исследовать автогипотезы, результаты которых позволяют сфокусироваться на потенциальных точках оптимизации в процессе
• Провести многофакторный анализ количества и длительности
• Провести многофакторный анализ доработок и длительных переходов

Таким образом шаблонный отчет помогает провести автоматическую аналитику любого процесса. Он отражает текущее состояние процесса, выявляет ключевые точки для оптимизации и может помочь в ускорении выполнения, сокращении доработок и увеличении прибыли.