Воронка: Выявление потерь и задержек в закупочном процессе с помощью сквозной аналитики

В этом документе показано, как с помощью виджета Воронка в Proceset быстро настроить сквозную аналитику для закупочного процесса «От закупки до оплаты» и выявить реальные точки потерь и задержек — без написания кода, SQL-запросов или ручной обработки данных. Решение позволяет визуализировать конверсию и длительность между этапами, а также детализировать показатели по закупающим подразделениям для точечной оптимизации.

Контекст

Компания управляет сложным закупочным циклом, охватывающим несколько систем и участников. Процесс состоит из четырех ключевых этапов:

• Создание заявки на закупку
• Создание заказа
• Поступление товара
• Оплата счета

Несмотря на наличие отчетов по отдельным этапам, руководство сталкивается с вопросами, на которые традиционная аналитика не дает ответов:

• Сколько заявок действительно доходят до оплаты
• На каком этапе теряется наибольшее количество закупок
• Есть ли системные задержки между заказом и поступлением товара

Сквозная аналитика в Proceset делает измеримым то, что ранее оставалось «невидимым»: переходы между этапами, даже если они происходят в разных системах или процессах.

Этапы реализации решения

Реализация решения выполняется в пять этапов:

• Этап 1 — подготовка отчета с визуализацией связей между этапами закупочного процесса
• Этап 2 — добавление виджета Воронка и выбор последовательности этапов на основе связанных событий из разных процессов
• Этап 3 — настройка ключевых сквозных метрик (количество объектов, конверсия между этапами и медианная длительность переходов)
• Этап 4 — добавление фильтра по закупающему подразделению для сравнения эффективности между филиалами, департаментами или организациями
• Этап 5 — публикация отчета

Также вы можете ознакомиться с примером рабочего процесса, в котором показано, как полученные метрики используются для выявления узких мест, планирования оптимизаций и контроля их эффекта.

Настройка сквозной аналитики в отчете

Добавление воронки

1. Откройте отчет с закупочными данными и перейдите в режим редактирования.
2. Нажмите + → Виджет → Воронка.
3. Укажите заголовок: Воронка процесса «От закупки до оплаты».

Настройка этапов

Выберите события, соответствующие этапам закупочного цикла:

• Этап 1: Создание заявки на закупку
• Этап 2: Создание заказа
• Этап 3: Поступление товара
• Этап 4: Оплата счета

Система автоматически построит сквозной путь, даже если события принадлежат разным процессам.

Добавление метрик

Добавьте следующие меры:

• Количество объектов — чтобы оценить объем потока на каждом этапе
• Конверсия — доля объектов, перешедших на следующий этап
• Медианная длительность перехода — время между этапами, выявляющее задержки

Настройка фильтрации

1. Нажмите + → Виджет → Фильтр.
2. Настройте его по полю, содержащему информацию о закупающему подразделению.

Публикация отчета

Опубликуйте отчет.

Пользователи теперь могут:

• Анализировать общую эффективность закупочного цикла
• Сравнивать показатели между подразделениями
• Быстро находить аномалии: резкое падение конверсии, всплеск длительности и т. д.

Пример рабочего процесса: анализ данных по организации

Ситуация

Аналитик открывает отчет по организации №37328 и видит:

• Общая конверсия от заявки до оплаты: 15% (из 5.87k заявок до оплаты дошло только 91)
• Медианная длительность перехода от поступления товара к оплате счета: 31 день

При этом:

• Конверсия от создания заявки к созданию заказа — всего 11%
• Конверсия от создания заказа к поступлению товара — 91%
• Конверсия от поступления товара к оплате — 15%

Анализ и действия

• Руководитель закупок замечает, что основные потери происходят уже на первом этапе — из 5.87k заявок только 649 переходят в заказы. Это указывает на проблемы с согласованием заявок или недостаточную проработку требований
• Финансовый контролер обращает внимание на длительность последнего этапа — 31 день, что значительно превышает норматив. Причина: отсутствие автоматического триггера оплаты после получения товара
• Бизнес-аналитик использует Сферу процессов для детализации: видно, что 1.34k заявок заблокированы на этапе «Утвердить позицию заказа», а 1.96k — на этапе «Принять качество снабжения». Это позволяет целенаправленно запустить оптимизацию этих шагов

Преимущества, продемонстрированные в процессе

• Раннее выявление проблем — узкие места обнаружены до того, как они привели к штрафам или остановке поставок
• Фокусировка усилий — оптимизация затронула только проблемные этапы и подразделения
• Измеримый эффект — изменения подтверждены количественными метриками
• Автономия бизнеса — настройка и анализ выполнены без участия IT

Преимущества для пользователя