Анализ рабочего времениLTS

Шаблонный отчет «Анализ рабочего времени» помогает организациям отслеживать фактическую активность сотрудников в течение дня, выявлять переработки и недоработки, анализировать использование корпоративного ПО и повышать дисциплину.

Благодаря данным, собираемым автоматически с помощью агента мониторинга, отчет дает объективную картину загруженности сотрудников и позволяет принимать управленческие решения на основе фактов, а не предположений.

Примеры использования

Отчет применяется в разных сценариях, когда требуется понять, как сотрудники проводят рабочее время и насколько эффективно используются ресурсы:

• Руководители подразделения могут использовать отчет, чтобы отслеживать начало и окончание рабочего дня сотрудников, выявлять случаи переработок и контролировать дисциплину. При обнаружении отклонений — например, систематических опозданий — они могут скорректировать график или провести беседу с сотрудником
• HR-специалисты могут применять отчет для мониторинга адаптации новых сотрудников и соблюдения трудовых регламентов, а также использовать данные отчета в рамках служебных проверок — например, чтобы подтвердить или опровергнуть факт работы в нерабочее время
• ИТ-специалисты могут анализировать, в каких программах сотрудники проводят больше всего времени. На основании отчета они могут определить, какие приложения действительно используются для работы, а какие — отвлекают или перегружают инфраструктуру. Это помогает планировать лицензирование и оптимизировать ИТ-среду
• Бизнес-аналитики могут использовать отчет для оценки продуктивности и обоснования инициатив по оптимизации процессов. Например, сравнение активного времени между отделами помогает выявить участки с неравномерной загрузкой и дает обоснование для перераспределения задач

Структура и содержание шаблонного отчета

Шаблонный отчет состоит из блока настроек и двух функциональных разделов:

• Рабочее время сотрудников
• Работа в программах

Рабочее время сотрудников

Раздел предназначен для анализа рабочего времени сотрудников. Он показывает, как именно проходит рабочий день: во сколько сотрудник начал и закончил работу, сколько времени было активным и насколько общая длительность дня соответствует нормативу.

Визуализация позволяет увидеть отклонения: систематические опоздания, неполный рабочий день, переработки или выходы в нерабочее время, а цветовая индикация в таблицах помогает быстро заметить нарушения границ по времени или активности.

Во вкладке Основная информация представлены диаграммы с детализацией по началу и окончанию рабочего дня, количеству отработанных часов и работе в рабочие, выходные или иные дни.

Во вкладке Отклонения от графика работы диаграммы о начале и окончании рабочего дня изменяются. В них отображается информация о том, сколько дней начало или окончание дня происходило в пределах нормы, позже в пределах часа и позже, чем на час.

В разделе можно просматривать агрегированные показатели по каждому сотруднику, а также перейти к детальной расшифровке по конкретным датам:

• В левой части интерфейса доступна таблица с данными по департаментам. При выборе одного из них отображаются данные только по сотрудникам этого подразделения
• В правой части расположена таблица с годами и месяцами, позволяющая отфильтровать данные по конкретному периоду

Лог активности

Лог активности позволяет получить полную картину рабочего дня сотрудника, сопоставить факты и сформировать обоснованные выводы.

Чтобы открыть общий лог активности:

1. Нажмите Лог активности.
2. В открывшемся боковом окне задайте период отображения данных (не более двух дней). Дополнительно можно задать фильтры по отделу, сотруднику, часу, программе, действию и файлу.

Чтобы открыть лог активности по определенному сотруднику:

1. Выберите сотрудника из таблицы.
2. Нажмите иконку открытия образа.

В открывшемся окне доступны фильтры по дате, часу, программе, действию пользователя и названию файла.

Таблица отображает каждое зафиксированное действие с точностью до секунд.

Работа в программах

Раздел предназначен для анализа работы в программах. На основе отображаемых данных можно судить о продуктивности, приоритетах в работе и даже о потенциальных рисках — например, если важное корпоративное ПО почти не используется, или если сотрудники тратят рабочее время в развлекательных приложениях.

Этот раздел особенно полезен для сотрудников отделов информационных технологий, аналитиков и руководителей, которые хотят повысить эффективность использования корпоративных инструментов и выявить зоны потерь времени.

По умолчанию все программы считаются непрофильными. Чтобы назначить программу профильной:

1. Выберите одну или несколько программ в таблице.
2. Нажмите Определить тип ПО.
3. В открывшемся окне задайте тип программы и нажмите Выполнить.

После выполнения тип отобразится в таблице, а отчет автоматически пересчитает долю профильного ПО.

С помощью фильтра над таблицей справа можно детализировать отчет до действий, окон или файлов.

Фильтрация по различным параметрам позволяет сосредоточиться, например, только на нецелевом использовании ПО или на ключевых бизнес-программах. Фильтровать данные можно по:

• Названию программы
• Сотруднику или отделу
• Статусу программы (профильная/непрофильная)

Использование результатов шаблонного отчета

Отчет «Анализ рабочего времени» позволяет выявить не только общие тенденции, но и конкретные отклонения, понять их причины и определить, как на них реагировать:

• Показатели активного времени помогают оценить, насколько загружены сотрудники в течение дня и вовлечены ли они в работу
• Начало и окончание рабочего дня позволяют отследить соблюдение графика, выявить случаи опозданий или преждевременного завершения рабочего дня
• Систематические переработки могут указывать на перегрузку и риск выгорания как у отдельных сотрудников, так и у команд в целом

На основе этих данных можно принимать обоснованные управленческие решения. Руководители могут настраивать гибкий график с учетом фактической активности сотрудников, перераспределять задачи внутри команды, инициировать индивидуальные встречи или пересматривать приоритеты. HR-специалисты получают достоверную основу для оценки дисциплины, адаптации новичков и проведения служебных проверок.

Отчет также может использоваться для более глубокой аналитики. Например, вы можете сопоставить его с отчетом Task Mining, чтобы понять не только, когда работают сотрудники, но и чем они занимаются. Кроме того, данные можно использовать вместе с отчетами по KPI или вовлеченности, чтобы выявить взаимосвязи между поведением, мотивацией и результатами работы.

Настройка шаблонного отчета

Чтобы начать работу с отчетом, загрузите его из Маркетплейса. Способы и этапы загрузки описаны на странице Шаблонные отчеты.

Загрузка данных

После установки перейдите в дашборд и нажмите Настройки → Загрузка данных. Задайте ключевые параметры анализа:

1. Укажите даты начала и окончания периода сбора данных.
2. Выберите ограничение по сбору данных:
   • Без ограничений — загружаются данные по всем сотрудникам и отделам
   • Выбрать определенные отделы
   • Выбрать определенных сотрудников
   • Исключить определенные отделы
   • Исключить определенных сотрудников
   
3. При выборе любого из вариантов с ограничениями необходимо получить список сотрудников. Нажмите Получить список сотрудников и выберите нужные группы из раскрывающегося списка.
4. Обновите данные в отчете, нажав Обновление данных.

Здесь также можно выбрать режим отображения данных:

• Отображать все доступные данные за выбранный период
• Ограничить максимальное количество дней, отображаемых в отчете

Приложения

После загрузки данных доступна настройка приложений. Данные по выбранным приложениям учитываются в отчете.

Чтобы добавить приложения, нажмите Настройки → Приложения → Добавить.

В открывшемся модальном окне:

1. Введите название приложения или выберите его из раскрывающегося списка.
2. Укажите отображаемое имя для приложения.
3. Нажмите Выполнить.

Приложение появится в списке. Уже добавленные приложения можно редактировать и удалять.

После добавления приложений нажмите Пересчитать. Данные в отчете обновятся.

Параметры

В разделе Параметры настраивается допустимое отклонение от графика (в минутах). Чтобы настроить этот параметр, нажмите Настройки → Параметры и укажите новое значение.

Пример анализа использования ПО в отделах

В этом разделе мы покажем, как с помощью отчета «Анализ рабочего времени» можно выявить нецелевое использование программного обеспечения и оптимизировать инфраструктуру.

В нашу систему загружены данные из таблиц:

• user_actions — фиксация всех действий сотрудников
• user_programs — агрегированные данные по использованию программ
• work_schedule — установленные графики работы;
• program_profile — классификация ПО как профильного или непрофильного

В качестве кейса рассмотрим ситуацию в крупной компании, где ИТ-отдел столкнулся с увеличением нагрузки на внутренние серверы и замедлением работы корпоративных приложений. Было принято решение провести анализ активности пользователей с помощью шаблонного отчета.

1. Чтобы начать работу, загрузим отчет из Маркетплейса и перейдем в раздел Настройки → Загрузка данных.
2. Укажем период анализа с 13 ноября по 20 ноября 2025 года.
3. Ограничим сбор данных сотрудниками отделов аналитики, продаж, внедрения, маркетинга и продуктового развития, выбрав соответствующее подразделение в фильтре.
4. Нажмем Обновление данных для применения настроек.
5. После загрузки данных перейдем к разделу Работа в программах.

Выявление нецелевого использования ПО

В разделе Работа в программах отображаются все используемые сотрудниками приложения, их общее время использования и статус.

По умолчанию все программы считаются непрофильными. Для корректного анализа:

1. Выберем ключевые бизнес-приложения: confluence.corp.com, jira.corp.com, gitlab.corp.com.
2. Нажмем Определить тип ПО и установим для них статус Профильное ПО.
3. Нажмем Выполнить. Отчет обновит долю профильной активности.
4. После пересчета стало видно, что доля профильного ПО составляет всего 40.8% от общего фонового времени. В топе непрофильных приложений оказались Microsoft Excel, Microsoft Word, Figma и CDViewer.

Лог активности: детальный разбор поведения

Чтобы понять контекст использования программы CDViewer, перейдем к детальному анализу.

1. В таблице программ выберем CDViewer. В обновившемся окне отчета фильтруется информация только по этой программе. Мы видим, что всего 2 сотрудника использовали CDViewer в течение периода, потратив на нее суммарно 8 часов.
2. Для детального анализа выберем одного из сотрудников — Дмитриеву Анастасию Олеговну. В обновившемся окне отчета все данные будут агрегированы именно для этого сотрудника и программы CDViewer.
   • Общее время работы в CDViewer: 05ч 13м активного времени при общем рабочем времени 09ч 00м
   • Доля активного времени в общей продолжительности дня: 58%
   
3. Теперь перейдем в Лог активности в верхнем правом углу дашборда.
4. В открывшемся боковом окне зададим период — 19.11.2025. Выберем сотрудника — Дмитриеву Анастасию Олеговну. Применим фильтр по программе: CDViewer. В таблице отобразятся все действия сотрудника в CDViewer:
   • Повторяющиеся действия типа [Ввод данных], которые занимают значительное время
   • Отсутствие активных действий в других программах в этот период
   • Использование ресурсоемких файлов, передаваемых через корпоративную сеть
   

Выводы по примеру

• Низкая доля профильного программного обеспечения — Анализ показал, что доля времени, проведенного сотрудниками в профильных бизнес-приложениях (Confluence, Jira, GitLab), составляет всего 40,8% от общего фонового времени. Это указывает на то, что большая часть рабочего времени тратится на использование непрофильных или вспомогательных инструментов, что может снижать общую продуктивность и эффективность работы
• Подозрительная активность в непрофильных приложениях — Установлено, что программа CDViewer, отнесенная к непрофильному ПО, использовалась двумя сотрудниками суммарно 8 часов. Один из сотрудников (Дмитриева А.О.) провела в ней 5 часов 13 минут активного времени при общем рабочем дне в 9 часов. При этом в этот период отсутствовала значимая активность в корпоративных системах. Такое поведение требует дополнительного изучения, поскольку не соответствует типичному рабочему сценарию для ее должности
• Риск перегрузки ИТ-инфраструктуры — Длительное использование ресурсоемких приложений, таких как CDViewer, особенно с высокой активностью ввода данных и открытия крупных файлов, может оказывать существенную нагрузку на сеть и сервера. Это потенциально объясняет замедление работы корпоративных приложений, о котором сообщал ИТ-отдел
• Необходимость пересмотра классификации и контроля ПО — Некоторые приложения, такие как Microsoft Excel и Word, указаны как непрофильные, хотя могут быть важны для рабочих процессов. Рекомендуется провести аудит всех используемых программ и актуализировать их статус (профильное/непрофильное) с участием руководителей подразделений. Это повысит точность анализа и позволит адекватно оценивать продуктивность
• Потребность в дополнительных мерах мониторинга и политике использования — Для предотвращения нецелевого использования ИТ-ресурсов рекомендуется:
  • Настроить регулярное формирование и анализ отчета по ключевым подразделениям
  • Провести разъяснительную работу с сотрудниками по правилам использования программного обеспечения
  • Интегрировать отчет с другими инструментами, такими как Task Mining, чтобы сопоставлять использование ПО с выполняемыми задачами
  • Рассмотреть возможность внедрения DLP-систем для контроля передачи и хранения чувствительных данных

Возможности для дальнейшего анализа

Отчет «Анализ рабочего времени» можно интегрировать с другими инструментами для более глубокой аналитики:

• Сопоставить с данными Task Mining, чтобы понять, какие именно задачи выполняются в каждой программе
• Использовать вместе с отчетами по KPI и вовлеченности, чтобы найти связь между активностью, поведением и результатами
• Настроить регулярную отправку отчета руководителям подразделений для контроля дисциплины и эффективности

Таким образом, шаблонный отчет становится мощным инструментом не только для контроля, но и для стратегического управления ресурсами, повышения производительности и снижения операционных рисков.