Анализ рабочего времени

Шаблонный отчет «Анализ рабочего времени» помогает организациям отслеживать фактическую активность сотрудников в течение дня, выявлять переработки и недоработки, анализировать использование корпоративного ПО и повышать дисциплину.

Благодаря данным, собираемым автоматически с помощью агента мониторинга, отчет дает объективную картину загруженности сотрудников и позволяет принимать управленческие решения на основе фактов, а не предположений.

Примеры использования

Отчет применяется в разных сценариях, когда требуется понять, как сотрудники проводят рабочее время и насколько эффективно используются ресурсы:

• Руководители подразделения могут использовать отчет, чтобы отслеживать начало и окончание рабочего дня сотрудников, выявлять случаи переработок и контролировать дисциплину. При обнаружении отклонений — например, систематических опозданий — они могут скорректировать график или провести беседу с сотрудником
• HR-специалисты могут применять отчет для мониторинга адаптации новых сотрудников и соблюдения трудовых регламентов, а также использовать данные отчета в рамках служебных проверок — например, чтобы подтвердить или опровергнуть факт работы в нерабочее время
• ИТ-специалисты могут анализировать, в каких программах сотрудники проводят больше всего времени. На основании отчета они могут определить, какие приложения действительно используются для работы, а какие — отвлекают или перегружают инфраструктуру. Это помогает планировать лицензирование и оптимизировать ИТ-среду
• Бизнес-аналитики могут использовать отчет для оценки продуктивности и обоснования инициатив по оптимизации процессов. Например, сравнение активного времени между отделами помогает выявить участки с неравномерной загрузкой и дает обоснование для перераспределения задач

Структура и содержание шаблонного отчета

Шаблонный отчет состоит из блока настроек и двух функциональных разделов:

• Рабочее время сотрудников
• Работа в программах

Рабочее время сотрудников

Раздел предназначен для анализа рабочего времени сотрудников. Он показывает, как именно проходит рабочий день: во сколько сотрудник начал и закончил работу, сколько времени было активным и насколько общая длительность дня соответствует нормативу.

Визуализация позволяет сразу увидеть отклонения: систематические опоздания, неполный рабочий день, переработки или выходы в нерабочее время, а цветовая индикация в таблицах помогает быстро заметить нарушения границ по времени или активности.

В разделе можно просматривать агрегированные показатели по каждому сотруднику, а также перейти к детальной расшифровке по конкретным датам:

• В левой части интерфейса доступна таблица с данными по департаментам. При выборе одного из них отображаются данные только по сотрудникам этого подразделения
• В правой части расположена таблица с годом и месяцем, позволяющая отфильтровать данные по конкретному периоду

Также доступен лог активности, который позволяет получить полную картину рабочего дня сотрудника, сопоставить факты и сформировать обоснованные выводы. Чтобы открыть лог активности:

1. Выберите сотрудника из таблицы.
2. Нажмите иконку контекстного меню.
3. Кликните Посмотреть лог активности.

В открывшемся окне доступны фильтры по:

• Дате и часу
• Названию программы
• Действию пользователя
• Имени файла

Таблица отображает каждое зафиксированное действие с точностью до секунд, включая:

• Название окна/программы
• Тип действия
• Файл, с которым взаимодействовал сотрудник

Работа в программах

Раздел предназначен для анализа работы в программах. На основе отображаемых данных можно судить о продуктивности, приоритетах в работе и даже о потенциальных рисках — например, если важное корпоративное ПО почти не используется, или если сотрудники тратят рабочее время в развлекательных приложениях.

Этот раздел особенно полезен для сотрудников отделов информационных технологий, аналитиков и руководителей, которые хотят повысить эффективность использования корпоративных инструментов и выявить зоны потерь времени.

По умолчанию все программы считаются непрофильными, но при необходимости можно вручную отметить нужные программы как профильные. Для этого:

1. Выберите нужные программы в таблице.
2. Нажмите Определить тип ПО.
3. В открывшемся окне задайте тип программы и нажмите Выполнить.

После выполнения тип отобразится в таблице, а отчет автоматически пересчитает долю профильного ПО.

В разделе можно детализироваться до конкретных действий или объектов. Используйте переключатели над таблицей справа, чтобы отобразить:

• Действия, выполнявшиеся в программах
• Файлы, с которыми взаимодействовали сотрудники
• Окна, в которых велась работа

Фильтрация по различным параметрам позволяет сосредоточиться, например, только на нецелевом использовании ПО или на ключевых бизнес-программах. Фильтровать данные можно по:

• Названию программы
• Сотруднику или отделу
• Статусу программы (профильная/непрофильная)

Использование результатов шаблонного отчета

Отчет «Анализ рабочего времени» позволяет выявить не только общие тенденции, но и конкретные отклонения, понять их причины и определить, как на них реагировать:

• Показатели активного времени помогают оценить, насколько загружены сотрудники в течение дня и вовлечены ли они в работу
• Начало и окончание рабочего дня позволяют отследить соблюдение графика, выявить случаи опозданий или преждевременного завершения рабочего дня
• Систематические переработки могут указывать на перегрузку и риск выгорания как у отдельных сотрудников, так и у команд в целом

На основе этих данных можно принимать обоснованные управленческие решения. Руководители могут настраивать гибкий график с учетом фактической активности сотрудников, перераспределять задачи внутри команды, инициировать индивидуальные встречи или пересматривать приоритеты. HR-специалисты получают достоверную основу для оценки дисциплины, адаптации новичков и проведения служебных проверок.

Отчет также может использоваться для более глубокой аналитики. Например, вы можете сопоставить его с отчетом Task Mining, чтобы понять не только, когда работают сотрудники, но и чем они занимаются. Кроме того, данные можно использовать вместе с отчетами по KPI или вовлеченности, чтобы выявить взаимосвязи между поведением, мотивацией и результатами работы.

Настройка шаблонного отчета

Чтобы начать работу с Task Mining, необходимо загрузить отчет из Маркетплейса. Способы и этапы загрузки описаны на странице Шаблонные отчеты.

После установки перейдите в дашборд и нажмите кнопку Настройки.

В открывшемся окне задайте ключевые параметры анализа:

1. Укажите даты начала и окончания периода, за который необходимо собрать данные.
2. Выберите ограничение по сбору данных:
   • Без ограничений — загружаются данные по всем сотрудникам и отделам
   • Выбрать определенные отделы — указываются отделы, данные которых нужно включить в отчет
   • Выбрать определенных сотрудников — вручную выбрать конкретных сотрудников
   • Исключить определенные отделы
   • Исключить определенных сотрудников
   
3. При выборе любого из вариантов с ограничениями необходимо получить список сотрудников. Нажмите Получить список сотрудников и выберите нужные группы из раскрывающегося списка.
4. Обновите данные в отчете, нажав соответствующую кнопку.

Здесь также можно выбрать режим отображения данных:

• Отображать все доступные данные за выбранный период
• Ограничить максимальное количество дней, отображаемых в отчете

Технические требования

Для корректной работы шаблонного отчета необходимы:

• Установленные агенты мониторинга активности сотрудников
• Таблицы, входящие в состав пакета:
  • user_actions — подробные данные по действиям сотрудников
  • user_programs — агрегированные данные по использованию программ по дням
  • work_schedule — информация о запланированном начале и окончании рабочего дня, типах дней (будни/выходные), категориях прихода/ухода
  • program_profile — справочник для классификации программ как профильных или непрофильных
  • user_map — справочник сотрудников с данными об отделе, часовом поясе и флагом загрузки