Контроль модели трудозатрат

Шаблонный отчет является дополнением к отчету Task Mining и предназначен для контроля и анализа отклонений в модели трудозатрат. Он позволяет ответить на вопрос: насколько реальные трудозатраты сотрудников соответствуют запланированной модели.

Отчет использует данные, сформированные в рамках процесса Task Mining. Он позволяет выявлять группы операций, которые отклоняются от плановых значений и определять сотрудников и роли, вносящих вклад в эти отклонения.

Примеры использования

Этот отчет полезен для руководителей отделов и HR-аналитиков, которым необходимо:

• Оценить эффективность распределения задач по ролям и группам операций
• Выявить узкие места — сотрудников или роли, чьи трудозатраты превышают или не достигают плановых показателей
• Принять управленческие решения по перераспределению нагрузки, обучению или оптимизации процессов
• Подготовить отчетность для менеджмента по исполнению трудовой модели

Структура и содержание шаблонного отчета

Отчет состоит из раздела с анализом отклонений по ролям и блока настроек, который позволяет настраивать модель под нужды бизнеса.

Анализ отклонений по ролям

Раздел отображает все заданные в системе роли и показывает общий уровень отклонений по каждой из них.

• Основные метрики:
  • Общее количество отклонений — суммарный процент отклонений по всем ролям
  • Количество сотрудников — число сотрудников, назначенных на данную роль
  • Затрачено на группы — общее время, затраченное сотрудниками этой роли на выполнение операций, относящихся к их группам
  • Процент отклонений — индивидуальное отклонение каждого сотрудника от планового значения (цветовая шкала: красный — высокое отклонение, зеленый — низкое)
• Виджеты
  • Блоки по ролям — каждый блок содержит информацию по одной роли: название, общее количество сотрудников, суммарные затраты и список сотрудников с индикатором отклонений
  • Цветовая шкала отклонений — позволяет быстро визуально оценить, кто соответствует плановой модели, а кто отклоняется от нее

В этом разделе вы можете:

• Просмотреть детализацию по конкретному сотруднику

Настройка модели трудозатрат

Для загрузки отчета, перейдите в Маркетплейс. Способы и этапы загрузки описаны на странице Шаблонные отчеты.

Для корректной работы отчета необходимо настроить модель, указав, какие группы операций соответствуют каждой роли и какой процент отклонения считать нормой.

Чтобы открыть настройки, нажмите Настройки в правом верхнем углу отчета.

В открывшемся окне вы можете:

• Добавить, изменить или удалить роли — задайте новые роли или скорректируйте существующие
• Связать роли с группами операций — укажите, какие группы операций должны выполняться сотрудниками данной роли
• Установить порог отклонения — задайте допустимый процент отклонения для каждой связи «Роль — Группа». Например, 70% для Роль 1 — Группа 1, 30% для Роль 1 — Группа 2
• Назначить сотрудников на роли — вручную или автоматически загрузить данные из справочника
• Пересчитать отчет — после внесения изменений нажмите Пересчитать, чтобы обновить данные

Использование результатов шаблонного отчета

Интерпретация ключевых показателей

• Если по роли обнаружено, например, 46% отклонений — это сигнал к проверке: либо модель завышена или занижена, либо сотрудники выполняют не те задачи
• Если у сотрудника, например, отклонение 65%, то, возможно, он перегружен, работает вне своей роли или неэффективно

Действия, которые можно предпринять

• Провести интервью с сотрудниками, имеющими высокие отклонения
• Перераспределить задачи между ролями
• Запустить обучение или внедрить стандартные инструкции для снижения времени выполнения операций
• Откорректировать модель трудозатрат, если она не соответствует реальности

Рекомендации по применению

• Используйте отчет ежемесячно для аудита соответствия трудовой модели реальной деятельности
• Интегрируйте его в процессы планирования бюджета и подбора персонала
• Комбинируйте с отчетом Task Mining для глубокого анализа причин отклонений, например, посмотреть карты операций и автоматические инструкции для самых проблемных задач

Пример: Анализ отклонений в отделе аналитики

Представим, что руководитель отдела аналитики хочет понять, почему фактические трудозатраты по проекту превышают плановые. Он использует шаблонный отчет Task Mining как основной инструмент для глубокого погружения в данные, а затем применяет отчет «Контроль модели трудозатрат» для оценки соответствия реальной деятельности запланированной модели.

1. Откроем дашборд Task Mining.
2. Получим сводку:
   • За период с 01.08.2025 по 23.10.2025 было зафиксировано 47 сотрудников, выполнивших 1 112 операций, что в сумме составило 5 917 часов трудозатрат. Потенциал оптимизации — 6.9 FTE
   • В разделе Трудозатраты по группам большие затраты приходятся на Нераспределенные операции (2 208 ч), затем на Группу 2 (437 ч) и Группу 1 (375 ч)
   
3. Кликнем по строке Группа 2 в таблице Трудозатраты по группам и получим детальный образ:
   • Общие затраты: 437 часов
   • Количество сотрудников: 38
   • Динамика затрат: пиковая нагрузка — сентябрь 2025 (174 часа)
   • Затраты по сотрудникам: Беляева Алина Андреевна — 78 часов (максимум в группе)
   
4. Перейдем в раздел Перечень операций и находим операцию, связанную с Группой 2, например: portal-company.com : Редактирование : [>Тестировать].
5. Кликнем по операции и получим подробный образ:
   • Затраты: 95 часов
   • Средняя длительность: 33 минуты 46 секунд
   • FTE: 1.1
   • Количество сотрудников: 7
   • Карта операции: последовательность действий (Add block → Тестировать → arrow-left)
   • Автоматическая инструкция: описание операции в текстовом формате с использованием нейросетей на основе фактических выполнений, размеченных автоматическим алгоритмом
   • Затраты по сотрудникам:
     • Беляева Алина Андреевна — 78 часов
     • Симонов Владислав Николаевич — 24 часа
   Это указывает на то, что одна и та же операция выполняется разными сотрудниками с высокой вариативностью по времени, а основная нагрузка сконцентрирована на одном человеке.
6. Перейдем в отчет «Контроль модели трудозатрат».
7. Получим сводку:
   • По роли Роль 1 обнаружено 41% отклонений от плановой модели
   • Беляева Алина Андреевна — отклонение 62%
   • Симонов Владислав Николаевич — отклонение 65%
   Сопоставление данных показывает: сотрудники Роли 1 выполняют операции из Группы 2, которые по модели должны относиться к Роли 3. Это нарушает распределение трудозатрат и приводит к неэффективности.

Итоговый анализ и рекомендации

Ключевые наблюдения:

• Несоответствие между фактическим исполнителем и модельной ролью
• Высокая длительность операции (более 33 минут) при наличии повторяющихся шагов
• Концентрация 82% трудозатрат по операции на одном сотруднике

Рекомендации:

• Перераспределить задачи — передать выполнение операций из Группы 2 сотрудникам Роли 3, у которых есть соответствующая компетенция и плановые трудозатраты
• Стандартизировать процесс — использовать автоматическую инструкцию из Task Mining как основу для официального регламента
• Рассмотреть автоматизацию — операция содержит повторяющиеся действия и имеет потенциал высвобождения 1.1 FTE
• Настроить регулярный мониторинг — использовать отчет «Контроль модели трудозатрат» ежемесячно для выявления новых отклонений
• Провести обучение — ознакомить сотрудников Роли 1 с новыми шаблонами и инструментами, чтобы исключить возврат к неоптимальным практикам

Выводы

С помощью связки отчетов «Task Mining» и «Контроль модели трудозатрат» удалось:

• Выявить конкретную операцию, вызывающую наибольшие трудозатраты и отклонения от модели
• Определить сотрудников, чья нагрузка не соответствует их роли
• Понять корневую причину — отсутствие четкого распределения задач и стандартизации процесса
• Сформулировать измеримые и реализуемые рекомендации, направленные на оптимизацию, перераспределение и потенциальную автоматизацию

Этот подход позволяет не просто фиксировать проблемы, а управлять эффективностью труда на основе фактических данных, превращая Task Mining из аналитического инструмента в основу для устойчивых управленческих решений.